Intranet

INTRANET PARA LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA COMUNICACIÓN INTERNA
Por Amaia Arribas
El empleo de la tecnología Internet y su aplicación a nivel interno para uso comunicativo como es una Intranet ha llegado a las organizaciones en un momento en el que la información y las ideas se han convertido en recursos sumamente estratégicos para el éxito. La tendencia del crecimiento exponencial de lasintranets es la respuesta espontánea a una necesidad vital para el mundo empresarial de hoy: disponer de un eficiente y confiable mecanismo para la comunicación interna. Por ello, las organizaciones demandan cada vez más intranets que respondan a la evolución de las redes de sus empresas, aunque no debemos olvidar que en ocasiones la implantación de una Intranet puede estar sujeta a una moda, y suutilización y desarrollo no alcance el nivel deseado.
Además, con la implantación de intranets las empresas modifican la relación con su empleado. Una intranet es un instrumento con el que la gente produce, encuentra y utiliza información, es decir, se vuelve un actor, cuando antes era un mero espectador en el plano comunicativo. Para la empresa, la intranet presenta la ventaja de que es unanueva forma de canalizar la comunicación entre personas, donde la información es transversal, y en la que todos los trabajadores de la organización son suministradores de información (la comunicación ascendente adquiere protagonismo), ayudando a superar barreras de espacio y tiempo.
Sí es cierto que hay empresas donde únicamente es el Departamento de Informática el que gestiona la información, yaque le llegan los datos procedentes de otras áreas y se encarga de introducirlos en el lugar correspondiente de la Intranet. En otras, empresas la información llega al Departamento de Comunicación, o en su defecto al de Recursos Humanos, y es éste el que se encarga de realizar la modificación, y si tiene algún problema recurren a la ayuda de los informáticos. La opción que mayor aceptación estádisfrutando en las empresas consiste en que cada área se ocupe de su propia información, es decir, cada uno se hace responsable de la información que produce y su mantenimiento.

Los contenidos de una intranet tienen caducidad por lo que no se debe caer en la desidia de muchas páginas web que están abandonadas, sobre todo porque si los usuarios las visitan y comprueban que no están actualizadas novolverán a visitarlas, pues no les aporta ningún valor. La actualización de los contenidos tiene que ser una constante para mantener al usuario cautivo.

El departamento de Comunicación debe velar para que una intranet seduzca, cause sorpresa y convenza. Un diseño cuidado y adaptado a la imagen y cultura corporativa de la empresa, con recursos gráficos y de audio, animaciones, videos, efectossonoros… debe incluir todos los elementos necesarios para que sea una herramienta de trabajo imprescindible en su actividad diaria. Para el mantenimiento efectivo de la intranet es necesario designar propietarios de contenidos que los elaboren e investiguen el uso cotidiano de los diferentes temas incluidos en las páginas bajo su responsabilidad.
La gestión del conocimiento a través de la intranetActualmente todas las empresas persiguen obtener un conocimiento compartido, e Intranet facilita esta labor. Para algunos estudiosos, la gestión del conocimiento se configura como un conjunto de herramientas que capturan, buscan, recuperan, analizan, almacenan y difunden información con el objetivo de servir a la estrategia de la empresa.
Pero, la gestión del conocimiento va mucho más allá delalmacenamiento y manipulación de datos o incluso la información. Por tanto, es la tarea de reconocer algo que está en la mente de las personas y convertirlo en activo empresarial al que pueden acceder, y que pueda ser utilizado por un mayor número de personas.
¿Cómo influye la intranet en la gestión del conocimiento?. Una intranet beneficia en dos cuestiones: una es en las noticias, esto es, qué...