Inventarios Optimos

Resumen

La administración de inventarios, en esta empresa, como en muchas otras empresas comerciales, no se le otorga la importancia necesaria, debido a que las mismas enfocan su mayor energía y recursos en vender, más que en controlar.

En este caso particular, el descontrol en el stock, se fue incrementando, con el crecimiento de sus ventas. Los errores en el control de lasexistencias en el sistema provocan variaciones al determinar el costo adecuado para proporcionar el precio de la venta.

El costo actualmente es proporcionado por el departamento de compras, que toma como base la cotización con el proveedor o la última compra realizada.

El precio de venta es fijado en base al dato que proporciona el departamento de compras, tomando como base el costo, lajefatura de ventas le agrega el nueve por ciento o el margen establecido para ese producto y proporciona el precio para la venta al vendedor.

Estos costos consignados en el retiro no son revisados, por lo que puede haber manipulación en ellos, debido a que el método para el pago de comisiones se base en un porcentaje del margen de ganancia obtenido por cada vendedor e igual para la jefatura deventas.

Al comparar el costo de ventas registrado en contabilidad, con el que reporta el departamento de ventas, las diferencias son altas, en las que normalmente, el costo que emite ventas suele ser más bajo, estas diferencias nunca han sido analizadas y conciliadas.

Las dificultades se incrementan con los problemas existentes con el sistema de información contable, que provoca errorescomo cruce en el registro de productos, duplicidad de registros y otros.

Al analizar los procedimientos existentes se pudo inferir, que el origen de la mayoría de esos errores surge del uso incorrecto del Retiro de Bodega, que se utiliza como base para la cotización al cliente, y para el proceso de compras, lo que genera existencias negativas en el kárdex del sistema.

Otro problemaclave en la administración de inventarios, ha sido que las importaciones no se ingresan al sistema, sólo las compras locales.

Con las existencias negativas el costo promedio que otorga el sistema es irreal, por lo que todas las ventas se costean de forma manual, cada factura una por una en el departamento de compras. El costo en contabilidad se determina por diferencia de inventario físico,surgiendo de ese proceso diferencia entre el costo reportado en compras y el reportado en contabilidad.

Las salidas para consumo interno, no se facturan, se hace el retiro de bodega y se registra como costo de ventas al determinar la diferencia en inventarios físicos, con ello se crea una contingencia fiscal.

Existe en el inventario físico reportado, producto vencido o caducado, que no hasido rebajado, no aprovechando el beneficio fiscal de convertirlo en gastos deducible.

En el análisis del kárdex que lleva el sistema, de algunos productos se determinó que el método más adecuado para la valuación del inventario físico es el PEPS (Primera Entrada, Primera Salida), debido a la alta rotación de estos productos (24 veces al año el ideal, en promedio cada 15 días).

Elnivel de inversión necesaria en inventarios es determinado en base al costo de ventas y la rotación ideal en estos productos, determinándose que a la fecha de análisis ese nivel inversión esta muy por encima del necesario (dos veces el nivel necesario).

Para corregir los errores actuales es necesario revisar los procedimientos actuales, corregirlos y plasmarlos por escrito para que sean delconocimiento de todos los involucrados.

Debido a la volatilidad del sistema actual se hace necesario evaluar la compra de un nuevo sistema de cómputo, para mejorar los controles y los registros en el mismo.










1. Introducción

El presente trabajo trata de establecer los errores y consecuencias en el manejo de inventarios de una empresa dedicada a la venta de equipo...