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Importancia del control del inventario
La relevancia de los inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades.
La obtención de utilidades obviamente proviene en gran parte de ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente seinconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en las micro y pequeñas empresas es poco atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.
En todos los giros resulta de vitalimportancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. En el presente estudio ejemplificaremos el control de inventarios de una empresa restaurantera, dado que éste tipo de negocios combinan las funciones comercial, de producción y servicios, y es que sin el efectivocontrol de los inventarios, las fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten automáticamente en debilidades.
El objetivo principal del presente documento es proporcionar herramientas básicas y simplificadas del control de inventarios, que permita llevar a cabo la planeación y la maximización de utilidades.
Beneficios
El manejo eficiente y eficaz del inventario traeamplios beneficios inherentes: venta de productos en condiciones óptimas, control de los costos, estandarización de la calidad... todo en aras de tener mayores utilidades.
También en la operación de la propia de la empresa, las ventajas son tangibles:
• Planeación de compras de la empresa. Al controlar el inventario vamos creando información precisa que nos será útil para aprovisionarnos deproducto sin excesos y sin faltantes, ya que conoceremos a ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la época del año en que estemos. De acuerdo con el historial de ventas de la empresa podremos determinar la cantidad necesaria para la compra semanal, también mediante hoja de cálculo una vez alimentada con información generada diariamente, nos sugerirá de manera aproximada quétanto debemos comprar de cada producto del inventario, durante un periodo de al menos 3 meses.
• Planeación del flujo de efectivo. Conoceremos el monto de la compra ya sea diaria o semanalmente, lo que nos permitirá saber cuánto habremos de invertir en pesos. Así eliminaremos o postergaremos gastos no propios a la operación de la empresa, para no minar su liquidez.
Procedimiento de recibo
Esteproceso empieza desde el mismo recibo de la mercancía.
• El recibo de mercancía se hará por la parte posterior del negocio de ser posible.
• Se le recibirá a los proveedores conforme vayan llegando uno por uno, no habrá favoritismos salvo en el caso de necesidad extrema de cierta mercancía.
• El recibo de la mercancía debe ser minucioso, debemos revisar cajas cerradas, checar que la mercancíavenga en óptimas condiciones, verificar el peso de la mercancía que lo requiera y checar caducidades, etc.
• En dado caso de que el proveedor traiga mercancía de menos o en condiciones no óptimas para el negocio se avisará a la gerencia y se devolverán esos productos, además, que se levantará un acta de incidencia si así se requiere.
• Revisar facturas de mercancía recibida para cotejar que lo quese recibe físicamente es lo que dice la factura y, en caso de haber un error, tachar y corregir en el documento la cantidad errónea.
• La revisión de facturas se hará en el momento de recibir la mercancía (o de acuerdo con la política interna de la empresa), circulando las cantidades de producto correcto y tachando y corrigiendo las que no.
• Llevar un control en el formato de recibo de las...