Investigación preliminar

2.3 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR.
Es indispensable iniciar el trabajo de obtención de datos con un contacto preliminar que permita una primera idea sobre la empresa a auditar. El objetivo de este primer contacto es percibir rápidamente las estructuras fundamentales y diferencias principales entre el organismo a auditar y otras organizaciones que se hayan investigado. La investigación preliminar debeincorporar fases de evaluación del control gerencial y del control de las aplicaciones.
* Durante la revisión de los controles gerenciales el auditor debe entender a la organización y las políticas y prácticas gerenciales usadas en cada uno de los niveles, dentro de la jerarquía de la instalación en que se encuentran las computadoras.
* Durante la revisión de los controles de lasaplicaciones, el auditor debe entender los controles ejercidos sobre el mayor tipo de transacciones que fluyen a través de los sistemas de aplicaciones más significativos dentro de la instalación de computadoras. Se debe recopilar información para obtener una visión general del departamento por medio de observaciones, entrevistas preliminares y solicitudes de documentos; la finalidad es definir elobjetivo y alcance del estudio, así como el programa detallado de la investigación.
* En el caso de la auditoría en informática debemos comenzar la investigación preliminar con una visita al organismo, al área de informática y a los equipos de cómputo, y solicitar una serie de documentos.
La investigación preliminar se debe hacer solicitando y revisando la información de cada una de las áreas,basándose en los siguientes puntos:
Administración. Se recopila la información para obtener una visión del departamento por medio de observaciones, entrevistas preliminares y solicitud de documentos para poder definir el objetivo y alcances del departamento.
La eficiencia en el departamento de informática sólo se puede lograr si sus objetivos están integrados con los de la institución y sipermanentemente se adapta a los posibles cambios de éstos. Esta adaptación únicamente puede ser posible si los altos ejecutivos y los usuarios de los sistemas toman parte activa en las decisiones referentes a la dirección y utilización de los sistemas de información, y si el responsable de dicho sistema constantemente consulta y pide asesoría y cooperación a los ejecutivos y usuarios. Asimismo elcontrol de la dirección de informática no es posible, a menos que el personal responsable aplique la misma disciplina de trabajo y los métodos que se exigen normalmente a los usuarios. Podemos hablar de tener el control, únicamente cuando se contemplaron los objetivos, se estableció un presupuesto y se registraron correctamente los costos en el desarrollo de la aplicación, y cuando ésta contempla elnivel de servicio en términos de calidad y tiempos mínimos de entrega de resultados de la operación del computador. El éxito de la dirección de informática dentro de una organización depende finalmente de que todas las personas responsables adoptan una actitud positiva respecto a su trabajo y evalúen constantemente la eficiencia en su propio trabajo, así como el desarrollado en su área, estableciendometas y estándares que incrementen su productividad. La dirección de informática, según las diferentes áreas de la organización es evaluada desde diferentes puntos de vista. Los usuarios a nivel operativo generalmente la ven como una herramienta para incrementar su eficiencia en el trabajo. Para estos usuarios, la dirección de informática es una función de servicio. Cada grupo de usuarios tienesu propia expectativa del tipo y nivel de servicio, sin considerar el costo del mismo y normalmente sin tomar en cuenta las necesidades de otros grupos de usuarios. Los altos ejecutivos consideran a la dirección de informática como una inversión importante, que tiene la función de participar activamente en el cumplimiento de los objetivos de la organización. Por ello, esperan un máximo del...