Investigacion
Páginas: 9 (2164 palabras)
Publicado: 15 de noviembre de 2012
Eficiencia del proceso de pagos paperless población + contexto temporo-espacial
Westres Aranzaens, Valerie
Planteamiento del problema
El Banco de Montreal es una institución financiera canadiense, cuya sede principal se encuentra en Toronto. A partir de los hechos ocurridos el 11 de setiembre del 2001, el banco decidió adoptar un plan de contingencia cuyo objetivo es compartir algunasde sus actividades, por sectores, con la sede principal de la ciudad de Montreal. De esta forma, si ocurre algo a la sede de Toronto, la oficina de Montreal puede continuar con las actividades dentro de un lapso máximo de 2 horas.
Uno de los sectores compartidos es el departamento de operaciones de los productos financieros derivados (Back Office Derivatives Operations). Puesto que antes deiniciar el proyecto, todas las operaciones del back office se encontraban centralizadas en una misma oficina, era muy simple continuar trabajando con información impresa, y transferirla de mano en mano a las personas encargadas de cada etapa del proceso.
La etapa del proceso global de productos derivados en la cual se concentrará esta investigación, es el proceso de pagos de productos derivados,realizado en la oficina de Montreal. La descentralización de este proceso específico originó la necesidad y el desafío de actualizar algunas tareas del mismo; concretamente, el uso, la transmisión y conservación, de información impresa, es decir, el uso de papel como componente esencial del proceso.
Mientras que la tecnología del proceso de pagos avanzó a pasos agigantados, eliminandocompletamente el uso y transmisión de información impresa (gracias a internet, SWIFT, e innumerables software de procesamiento de pagos); el proceso interno del banco en el sector mencionado no evolucionó al mismo ritmo.
En estos tiempos de optimización de procesos y operaciones, reducción de costos, eliminación de errores y pérdidas, mejora de la calidad (i.e. metodología 6 Sigma); además de la tomade conciencia de la importancia de la reducción del impacto de nuestras actividades en el medio ambiente; es imprescindible hacer una revisión y mejora de procesos.
De acuerdo con datos empíricos de mejoras de proceso (Presentación Resultados 6 Sigma en BMO, Agosto 2008), vía la implementación de procesos paperless, en el mismo Banco de Montreal (en otras áreas), se obtuvieron reducciones decosto de más del 30% e incrementos de la productividad de aproximadamente 40%, y sobre todo, mejora la calidad de los procesos optimizados (misma presentación). Esto me lleva a pensar que aplicar esta optimización (paperless) al proceso de pagos podría incrementar su eficiencia.
El propósito de la presente investigación es medir y comparar la eficiencia del proceso de pagos que utilizainformación impresa contra un proceso paperless, donde se remplazará el papel por emails o notas en el sistema. La eficiencia de cada instrumento utilizado será medida en términos de tiempo, costo y productividad de la utilización de cada instrumento.
El papel es el principal medio de transmisión interna de la información del proceso actual de pagos. El segundo medio utilizado es la aplicación por lacual se transmiten los pagos. Para esta investigación solo se tomará en cuenta el impacto de la utilización de papel versus su sustitución por emails o notas en el sistema, tomando en cuenta que el estado de la tecnología (software de pagos) actual se mantiene constante.
El tiempo medido será el tiempo del proceso que utiliza papel, y el del que utiliza emails-notas, gracias a reportes defin-de-día que el sistema genera automáticamente. Estos reportes son archivados en el servido del departamento de productos derivados, para todos los productos. Los reportes contienen información sobre el tiempo actual que toma a un agente procesar cada pago además del número de pagos procesados por día.
El costo es el de la utilización de papel, además del gasto en cartuchos de impresión y...
Westres Aranzaens, Valerie
Planteamiento del problema
El Banco de Montreal es una institución financiera canadiense, cuya sede principal se encuentra en Toronto. A partir de los hechos ocurridos el 11 de setiembre del 2001, el banco decidió adoptar un plan de contingencia cuyo objetivo es compartir algunasde sus actividades, por sectores, con la sede principal de la ciudad de Montreal. De esta forma, si ocurre algo a la sede de Toronto, la oficina de Montreal puede continuar con las actividades dentro de un lapso máximo de 2 horas.
Uno de los sectores compartidos es el departamento de operaciones de los productos financieros derivados (Back Office Derivatives Operations). Puesto que antes deiniciar el proyecto, todas las operaciones del back office se encontraban centralizadas en una misma oficina, era muy simple continuar trabajando con información impresa, y transferirla de mano en mano a las personas encargadas de cada etapa del proceso.
La etapa del proceso global de productos derivados en la cual se concentrará esta investigación, es el proceso de pagos de productos derivados,realizado en la oficina de Montreal. La descentralización de este proceso específico originó la necesidad y el desafío de actualizar algunas tareas del mismo; concretamente, el uso, la transmisión y conservación, de información impresa, es decir, el uso de papel como componente esencial del proceso.
Mientras que la tecnología del proceso de pagos avanzó a pasos agigantados, eliminandocompletamente el uso y transmisión de información impresa (gracias a internet, SWIFT, e innumerables software de procesamiento de pagos); el proceso interno del banco en el sector mencionado no evolucionó al mismo ritmo.
En estos tiempos de optimización de procesos y operaciones, reducción de costos, eliminación de errores y pérdidas, mejora de la calidad (i.e. metodología 6 Sigma); además de la tomade conciencia de la importancia de la reducción del impacto de nuestras actividades en el medio ambiente; es imprescindible hacer una revisión y mejora de procesos.
De acuerdo con datos empíricos de mejoras de proceso (Presentación Resultados 6 Sigma en BMO, Agosto 2008), vía la implementación de procesos paperless, en el mismo Banco de Montreal (en otras áreas), se obtuvieron reducciones decosto de más del 30% e incrementos de la productividad de aproximadamente 40%, y sobre todo, mejora la calidad de los procesos optimizados (misma presentación). Esto me lleva a pensar que aplicar esta optimización (paperless) al proceso de pagos podría incrementar su eficiencia.
El propósito de la presente investigación es medir y comparar la eficiencia del proceso de pagos que utilizainformación impresa contra un proceso paperless, donde se remplazará el papel por emails o notas en el sistema. La eficiencia de cada instrumento utilizado será medida en términos de tiempo, costo y productividad de la utilización de cada instrumento.
El papel es el principal medio de transmisión interna de la información del proceso actual de pagos. El segundo medio utilizado es la aplicación por lacual se transmiten los pagos. Para esta investigación solo se tomará en cuenta el impacto de la utilización de papel versus su sustitución por emails o notas en el sistema, tomando en cuenta que el estado de la tecnología (software de pagos) actual se mantiene constante.
El tiempo medido será el tiempo del proceso que utiliza papel, y el del que utiliza emails-notas, gracias a reportes defin-de-día que el sistema genera automáticamente. Estos reportes son archivados en el servido del departamento de productos derivados, para todos los productos. Los reportes contienen información sobre el tiempo actual que toma a un agente procesar cada pago además del número de pagos procesados por día.
El costo es el de la utilización de papel, además del gasto en cartuchos de impresión y...
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