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Fase de Análisis del Sistema



La tarea principal de la fase de análisis es buscar datos sobre el sistema actual, sea manual o computadorizado; y sobre lo que se necesita para apoyar las necesidades del negocio. Los pasos a seguir en el análisis del sistema son:

1. Determinar los requisitos del sistema
2. Analizar los requisitos
3. Llegar a conclusiones y presentarrecomendaciones a la gerencia.



Para esta fase se necesitan diferentes destrezas:

1. Destrezas de pensamiento crítico – para reconocer el problema, analizar los elementos y comunicar los resultados efectivamente.
2. Destrezas interpersonales – para trabajar con personas en todos los niveles de la organización y balancear el conflicto que pueda existir entre las necesidades de los usuarios ylos objetivos del sistema.



Un requisito del sistema es una característica o función que se debe incluir en un sistema de información para que satisfaga las necesidades del negocio y sea aceptado por los usuarios. Los requisitos del sistema se dividen en cinco categorías:

1. Output – reportes que proveen información a los usuarios.
2. Input – datos que son entrados al sistema yson necesarios para el proceso.
3. Proceso – Procedimientos, formas de acceso, actualizaciones de archivos y otros aspectos que son necesarios en el sistema para que sea funcional.
4. Tiempo (Timing) – tiempo mínimo que es necesario para que un proceso se realice y para que el output esté listo cuando sea necesitado.
5. Controles – Procesos que son necesarios para asegurar que los datosson correctos y seguros.



Técnicas para buscar información:

Entrevistas – Es una de las herramientas más importantes de la búsqueda de datos. Es una reunión planificada donde se obtiene información por medio de otras personas. Consiste de 6 pasos:

1. Determinar la(s) personas(s) a entrevistar – Es necesario entrevistar personas de diferentes niveles de la organización y que esténinvolucradas directa o indirectamente con el sistema. Se puede escoger a las personas usando el organigrama, o se puede considerar cualquier estructura informal que exista en la organización.
2. Establecer los objetivos de la entrevista – Primero se determinan las áreas o niveles gerenciales que nos pueden proveer información general y luego se lista los datos específicos que se necesitanobtener del nivel operacional. También se solicitan ideas, sugerencias y opiniones.
3. Prepararse para la entrevista – La preparación incluye acordar un día y hora para la entrevista, enviar recordatorio para confirmar la reunión, si hay que posponer la reunión, se debe establecer otra fecha y hora, mantener a los supervisores y gerentes enterados de la reunión, etc. Se deben preparar las preguntasque se realizarán.
1. Preguntas abiertas – promueven respuestas espontáneas y no estructuradas. Se usan para entender procesos grandes o para entender la opinión, actitud o sugerencias del entrevistado. Ej. ¿Cómo se realiza esta tarea?
2. Preguntas cerradas – Limitan o restringen las respuestas. Se usan cuando se desea información detallada y específica o se necesita verificardatos. Ej. ¿Cuántas computadoras tiene el departamento
3. Preguntas con respuestas limitadas – Tipo de preguntas cerradas que provee respuestas limitadas o escalas numéricas. Facilita la tabulación e interpretación de los resultados. Ej. En una escala de 1 (menor) a 10 (mayor), ¿cuál efectivo fue el adiestramiento?
4. Hacer la entrevista – Se debe comenzar presentándose,describiendo el proyecto y explicando los objetivos de la entrevista. Dé tiempo suficiente para que la persona responda cada pregunta tranquilamente. ESCUCHE CUIDADOSAMENTE, no se limite a escuchar solo lo que usted desea oír. Al final, revise las contestaciones, resumiéndolas frente al entrevistado, así él o ella podrá corregir cualquier dato si es necesario. Por último, indique cuál será la próxima...
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