Kaizen en la oficina

El Kaizen en las tareas de oficina
Las actividades o labores administrativo-burocráticos son factibles de aplicación del Kaizen al igual que se lo hace con los procesos productivos de bienes o servicios. Sin lugar a dudas que dada la magnitud de los gastos burocráticos en relación a los gastos totales o ventas de la organización, y dadas las dificultades para medir sus niveles de productividad ycalidad, está área merece un análisis y metodologías muy especiales. Además debe agregarse el carácter crítico que como fuente de información para la toma de decisiones tiene este tipo de actividades, pero también es importante como fuente de información hacia el exterior de la empresa, como contacto con clientes, proveedores, organismos del Estado, consumidores e inversionistas entre otros.
Lasactividades burocráticas sin bien son fundamentales para todo tipo de organización asumen un rol muy especial en empresas dedicadas a la banca, las inversiones, los seguros, y los negocios de consultoría y asesoramiento, donde la mayor parte de sus procesos son de carácter oficinesco.
Así como en el área productiva los grandes desperdicios o despilfarros pasaban por temas como la calidad, elservicio de proveedores, los excesos de inventarios y stock de insumos, productos en proceso y terminados, averías, transportes, movimientos y tiempos de preparación entre otros, en el caso de las labores de oficina los despilfarros deben ser rastreados en torno a: personal, procesos, formularios, listados de cómputos, computación, y métodos de trabajo.
Podemos así mencionar los siguientes tipos demudas administrativos:
1. Duplicación de tareas, en parte por falta de información compartida
2. Exceso de movimientos y traslados, en parte como resultado de la mala disposición física
3. Tiempos muertos de papelería (trámites que en realidad duran 5 minutos tienen tiempos de espera en escritorios o papeleras de horas hasta días o semanas.
4. Excesiva subdivisión de procesos y/o actividades.Falta de trabajo en grupos o equipos de trabajo.
5. Ineficiencia de control interno, lo cual ocasiona 4 tipos de problemas:
• posibles fraudes externos contra la compañía,
• posibles fraudes internos,
• información poco confiable o inexacta a los efectos de la toma de decisiones, y
• falta de cumplimiento a normativas de organismos oficiales
1. Excesiva cantidad de formularios, conduplicación de información y/o innecesarios
2. Formularios mal diseñados
3. Excesivo inventario / stock de formularios
4. Tareas, procesos y /o actividades innecesarios
5. Actividades o procesos complejos
6. Falta de información y administración por excepción
7. Listados de cómputos: innecesarios y/o mal diseñados
8. Información fuera de tiempo y/o inexacta
9. Sobre-estructura organizativa. Ellopuede ser el resultado de excesivos actividades manuales, tramos de control demasiados cortos, falta de empowerment, carencia de objetivos organizacionales claramente definidos o política de sobre-empleo.
10. Software: inadecuado, no parametrizable, de lenta ejecución, no adaptado a las características de la empresa o del negocio.
11. Cuellos de botella originados en: concentración o centralizaciónde decisiones o autorizaciones, cantidad de elementos críticos escasos en función de las necesidades –llámense: computadoras, impresoras, fotocopiadoras y procesos de cómputos.
12. Averías y falta de mantenimiento en computadoras, impresoras, sistema lumínico, teléfonos.
13. Falta de resguardo de datos informáticos.
14. Deficiente supervisión
15. Deficiente capacitación del personal
16.Excesivos niveles de estandarización o normativas internas
17. Exceso de informes internos
18. Exceso de reuniones internas y/o interrupciones externas
19. Improductividades por exceso de especialización o división de trabajo
20. Lentitud de impresoras, fotocopiadoras o procesos de cómputos
Dado que con excepción de las actividades antes mencionadas de bancos, financieras, negocios bursátiles,...