LA ASISTENTE ADMINISTRATIVA

LA ASISTENTE ADMINISTRATIVA.
Las auxiliares administrativas suelen trabajar con otras personas para garantizar que una oficina funcione mejor. La mayoría de los empleadores prefieren auxiliares administrativas que por lo menos tengan un título secundario, dos o más años de estudios universitarios y experiencia como oficinistas. Ellas pueden ayudar puntualmente a alguien o trabajar para todo ungrupo. Adicionalmente, deben tener muchas habilidades para llevar a cabo su trabajo con eficiencia.
HABILIDADES INTERPERSONALES
Una auxiliar administrativa puede reportar a más de una persona. Cada supervisor puede tener objetivos diferentes. La asistente debe ser capaz de trabajar con todos sus supervisores para garantizar que se lleve a cabo cualquier tarea impartida. Como parte de sus funciones-y asegurándose de que la oficina funcione eficientemente- tiene que ayudar a que sus compañeros trabajen como equipo.
MANEJO EFICIENTE DEL TIEMPO
Las auxiliares administrativas deben ser capaces de priorizar su tiempo en el trabajo. En un solo día, puede que tengan una larga lista de tareas a realizar y deben asegurarse de que cada tarea sea completada dentro del tiempo asignado.
CONOCIMIENTO DELEQUIPAMIENTO DISPONIBLE EN LA OFICINA
Es esencial que la auxiliar administrativa conozca equipos tales como las máquinas de fax. Debe saber cómo operar una central telefónica con líneas múltiples. Además, debe entender cómo manejar una máquina fotocopiadora e incluso saber arreglarla.
HABILIDADES INFORMÁTICAS
La mayoría de las oficinas dependen en gran medida de los sistemas informáticos parafuncionar. Una auxiliar administrativa debe contar con una comprensión cabal de los ordenadores. Además de enviar mensajes por correo electrónico y hacer búsquedas en Internet, debe ser capaz de crear hojas de cálculo, escanear documentos e incluso enseñar conceptos básicos de computación a otras personas en la oficina.
HABILIDADES DE REDACCIÓN
Muchas asistentes administrativas ayudan a un supervisora redactar documentos. Este último puede dictarle el documento en cuestión y pedirle a la asistente que corrija los errores tipográficos y gramaticales. Una auxiliar administrativa también debe saber cómo escribir cartas de negocios. Puede necesitar cartearse con un vendedor para asegurarse de que los artículos sean entregados a tiempo y con las especificaciones correctas.

2.- CARACTERÍSTICAS DEUNA ASISTENTE ADMINISTRATIVA.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: CONOCIMIENTOS EN:
1.-El manejo y métodos de oficina.2.-Redacción, ortografía y sintaxis.3.-Retención de Impuesto Sobre la Renta.4.-Leyes y reglamentos del Impuesto Sobre la Renta.5.-Principios y prácticas de contabilidad.6.-La elaboración de documentos mercantiles en el área de su competencia.7.-Los procesos administrativos delárea de su competencia.8.-Computación.
HABILIDAD PARA:
1..-Tratar en forma cortés al personal de la Institución y público en general.2.-Analizar declaraciones de impuestos.3.-Comprender la información que va a procesar.4.-Manejar los diferentes formatos de compras.5.-Tener iniciativa.5.-Expresarse claramente en forma oral y escrita.6.-Realizar cálculos numéricos con rapidez y precisión.
DESTREZASEN:
1.-El manejo de máquinas de escribir.
2.- El manejo de microcomputador.
3.-El manejo de calculadoras y máquinas sumadoras eléctricas.
4.-Material de oficina.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
1.-Entrenamiento en el sistema de su unidad.
2.-Contabilidad computarizada.
3.-Actualización en Impuesto Sobre la Renta.
4.-Ortografía y redacción.
5.-Relaciones humanas.



El trabajo administrativo que debarealizar cada secretaria puede ser muy diferente entre una y otra, en relación al campo de actividad de la empresa en que se encuentre laborando, ya que cada sector tiene sus propias características:
 Personalidad equilibrada y proactiva.
 Autoestima positiva.
 Capacidad de adaptación a los cambios.
 Habilidades comunicativas y escucha activa.
 Capacidad de crear, innovar e...