La Bestia

05/04/12

Cómo hacer un manual de procedimientos - Consultoría - Alto Nivel

I m prim ir

Cómo hacer un manual de procedimientos
La Se cr e tar ía d e Re lacio n e s Exte r io r e s p u b licó u n d o cu me n to p ar a e stan d ar izar la
cr e ació n d e e stas g u ías. Co n o ce su s p u n to s clav e .
Es c r ito por : A ltoniv el

Uno de los c aminos fundamentales para mejorar la func iónpúblic a y empres arial es la c ons tante revis ión
de las pautas de trabajo emitidas tanto por el gobierno c omo por las princ ipales ins tituc iones de c ada
s ec tor.
Los manuales de proc edimiento s on c ons iderados fundamentales en es te c ontex to, en tanto que
c oordinan el ac tuar de las dis tintas organiz ac iones y fac ilitan una pos terior evaluac ión.
Sabiendo es to, la Se cre ta ría de Rela cione s Ex te riore s de Mé x ico (SRE) e la boró una guía pa ra
fa cilita r la e la bora ción de e stos m a nua le s. Su idea es que "todos los proc edimientos s e agrupen, de
forma ordenada, en un s olo doc umento".
Lo primero s erá definir los s iguientes as pec tos :
1. De lim ita ción de l proce dim ie nto
Una vez c ontes tadas las preguntas : ¿Cuál es el proc edimiento que s e va aanaliz ar?, ¿dónde s e inic ia? y
¿dónde termina? Se podrá fijar el objetivo del es tudio. És te s ervirá de guía para la inves tigac ión, el anális is
y la propues ta del proc edimiento en es tudio.
2. Re cole cción de la inform a ción
Cons is te en rec abar doc umentos y datos que permitan c onoc er los proc es os tal y c omo operan en el
momento.
Para ello, se rá ne ce sa rio a cudir a dive rsa sfue nte s, entre las que des tac an los arc hivos doc umentales
(en los que s e loc aliz an las bas es jurídic o-adminis trativas que rigen el func ionamiento), los func ionarios
(quienes pueden aportar informac ión adic ional para el anális is y dis eño de proc edimientos ), y las áreas de
trabajo (que s irven para tener la vis ión de las c ondic iones en que operan los proc edimientos ).
Las técnic as que generalmente s e utiliz an s on: a) inves tigac ión doc umental, b) entrevis ta direc ta y c )
obs ervac ión de c ampo.
3. Aná lisis de la inform a ción y dise ño de l proce dim ie nto
Es ta etapa c ons is te en es tudiar c ada uno de los elementos de informac ión rec opilados , c on el propós ito
de obtener un diagnós tic o que refleje la realidad operativa. Es dec ir, s aber c ómo s ees tán realiz ando los
proc edimientos .
Para analiz ar la informac ión rec abada, es c onveniente res ponder: ¿qué trabajo s e hac e?, ¿quiénes lo
hac en?, ¿c ómo s e hac e?, ¿c uándo s e hac e?, ¿dónde y por qué s e hac e?
4. Proce dim ie nto
Una vez que todas las ac tividades s e han s ometido a un anális is , y s e c ons idera que es nec es ario mejorar
o redis eñar un proc edimiento, se de beutiliz a r la té cnica de los cinco puntos que s e pres enta a
c ontinuac ión:
Elim ina r
Quitar todo lo que no s ea abs olutamente nec es ario. Cualquier operac ión, pas o o detalle que no s ea
indis pens able, debe s er eliminada.
www.altonivel.com.mx/7654-como-hacer-un-manual-de-procedimientos.html

1/2

05/04/12

Cómo hacer un manual de procedimientos - Consultoría - Alto Nivel

Com bina rSi no puedes eliminar algo, entonc es debes c ombinar algún pas o del proc edimiento c on otro, c on el
objetivo de s implific ar el trámite.
Ca m bia r
Algunos proc edimientos pueden s implific ars e c ambiando la s ec uenc ia de las operac iones , el lugar, o
s us tituy endo a la pers ona que realiz a determinada ac tividad.
Me jora r
Algunas vec es es impos ible eliminar, c ombinar o inc lus o cambiar, e n e sta s circunsta ncia s e l re sulta do
m á s prá ctico se logra "m e jora ndo" e l proce dim ie nto. Para ello s e debe redis eñar, hac iendo alguna
mejoría al equipo empleado o también enc ontrando un método mejor.
Ma nte ne r
Aquellas ac tividades que hay an logrado s obrevivir a los c uatro pas os anteriores s e pueden mantener.
5. Ele m e ntos que inte gra n e l m a nua l
En...