La comunicacion escrita

La comunicación escrita.
Caso práctico
Carlos Ruiz, el asistente a la dirección de ANDALUCÍA VENDE, S.L., empresa dedicada a la a la venta y distribución de productos típicos andaluces, sigue enseñando cosas nuevas a Alejandro y a Luna, los alumnos que están realizando la formación en centros de trabajo con ellos.
Como ya han aprendido todo lo necesario sobre comunicación oral y no verbal,y han estado practicando (atendiendo el teléfono, a las visitas…) varias semanas, Carlos considera que ya están preparados para pasar a realizar otras actividades habituales de su trabajo.
Por lo tanto, Carlos Ruiz, les plantea las siguientes cuestiones:
¿Cómo podrían enviar una misma información a muchas personas? ¿Y si tienen que enviar información compleja?
¿Cómo podrían dejar constanciade un asunto tratado, de un acuerdo o de una decisión relevante? Ya que en las conversaciones telefónicas u orales, no hay ninguna forma de demostrar lo que se ha hablado, a no ser que se grabe la conversación.
¿Cómo podrían repasar, releer o comprobar una información?
¿Qué tipo de comunicación verbal se utiliza en una carta, en un SMS, en un e-mail, en un fax o en folletos informativos?Indudablemente, la solución a todas estas cuestiones nos la ofrece la COMUNICACIÓN ESCRITA; habilidad que necesitará manejar un buen asistente a la dirección o profesional de administración y finanzas para el ejercicio de sus funciones.
En este Unidad nos centraremos en la Comunicación escrita:
En las normas de expresión escrita.
En los diferentes documentos escritos que podemos realizar dentro deuna empresa y en su redacción.
En la comunicación en las redes sociales.
En la redacción de cartas comerciales.
1.- La comunicación escrita.
Caso práctico
Carlos Ruiz, comienza explicando a los dos alumnos, Luna y Alejandra, la importancia de la comunicación escrita dentro de una organización.
En las empresas se redactan diariamente miles de documentos, como: cartas, e-mails, faxes,solicitudes o actas. Por ello, es muy importante que todo profesional administrativo tenga adecuadamente adquirida esta competencia profesional y la desarrolle de la mejor forma posible, teniendo en cuenta las normas de corrección ortográfica, técnicas gramaticales o técnicas para sintetizar.
¿Recuerdas los tipos de comunicación que hemos visto hasta este momento? ¿Cómo definirías la comunicaciónescrita? ¿Qué características presenta?
La COMUNICACIÓN ESCRITA es un tipo de comunicación verbal, en la que el código utilizado es el lenguaje. Se caracteriza, a diferencia de la comunicación oral, en que se desarrolla por medio de la representación gráfica de signos, es decir, la escritura.
Para interpretar correctamente los mensajes escritos es necesario conocer el código, que ha de ser comúnal emisor y al receptor del mensaje.
En la comunicación escrita el lector es el receptor, por lo que no hay posibilidad de servirse del lenguaje no verbal ni obtener una retroalimentación inmediata.
Nuestras comunicaciones escritas van a transmitir una imagen de nosotros y de nuestra organización, por lo que debemos cuidar tanto el fondo como la forma de las mismas.
Este tipo de comunicaciónse consigue una vez adquirido el lenguaje oral y exige algún tipo de soporte que la mantenga (físico, como el papel; magnético, como el disco duro de un ordenador).
En la empresa, como en cualquier otro entorno, escribimos para ser comprendidos y, sobre todo, respondidos en la forma que nosotros esperamos. Lamentablemente, no siempre ocurre de esta manera y seguro que todos hemos sido alguna vezprotagonistas de algún malentendido, con mayores o menores consecuencias para nuestra empresa.
Para saber más
Si quieres conocer un poco más sobre las características de las comunicaciones escritas, visualiza la siguiente presentación:
Resumen textual alternativo : Tomado de: PÉREZ, Héctor (2001). Comunicación Escrita. Editorial Aula Abierta
Según Pérez (2001), basado en la experiencia...