La importancia de las Compras en tu Negocio




“La importancia de las Compras en tu Negocio”

Pongamos un escenario: Tenemos una idea para comercializar un producto. Queremos fundar nuestra empresa, tenemos inversión monetaria suficiente para empezar con la gestión y trámites legales, tenemos la gente adecuada para comenzar a trabajar y sabemos lo que necesitaremos para lograr nuestra producción.

¿Qué nos hace falta? ¡Nuestramateria prima! No importa que tan pequeño sea nuestro producto o qué tipo de servicio deseamos ofrecer, todas y cada una de las empresas necesitan adquirir ciertos recursos para la realización de sus operaciones.

Adelantémonos un poco con esta historia… Hemos concluido todos los trámites y tenemos ya una estructura para la compañía. Es decir, ya hemos comenzado a crear nuestros grupos de trabajo.En la presentación anterior ya estudiamos cómo se forman y cuál es la finalidad de los mismos dentro de las organizaciones. También tocamos un punto relevante para este nuevo tema. La departamentalización.

Y entonces, ¿qué departamento será el responsable de adquirir los recursos que necesitamos? ¿Y cómo se le llama a esta acción?

Las respuestas son, el departamento de compras y se lellama gestión logística.

La gestión de compras es realización de un conjunto de actividades enfocadas a la satisfacción de la las necesidades de la empresa. Actividades que deben ser realizadas de la mejor manera posible; siendo esta, al menor costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno.

Las actividades que debe realizar este departamento se pueden enumerar según las siguientesfunciones:

1. Detección de la necesidad

2. Solicitud y análisis de alternativas de compra

3. Negociación con los proveedores

4. Colocación de órdenes de compra: La orden de compra es un documento o formulario que inicia el procedimiento administrativo de compras al adjudicar a un proveedor dicha operación.

5. Seguimiento y activación de órdenes de compra: Esto es el proceso por el cual,una vez emitida la orden de compra, se sigue la producción y entrega del producto o servicio adquirido, a fin de que cumpla con los requisitos de calidad y tiempos.

6. Recepción de efectos comprados

7. Almacenaje y registro 

8. Entrega de los insumos para su utilización al sector que originalmente los requirió.
Dentro de la empresa, también existe un equipo y presupuesto destinado a lainvestigación y tecnología. De la mano de este, puede trabajar nuestro departamento de compras. Siendo que con su ayuda se realizan otra clase de actividades relevantes para el sustento de nuestro departamento. Algunas como:

Estudio permanente del mercado de oferta, o sea análisis de proveedores y productos actuales y potenciales.

Formulación de pronósticos y presupuestos de necesidades enfunción de los consumos previstos.

Fijación de parámetros para optimizar las decisiones de compras (lotes óptimos de compras, puntos máximos y mínimos de pedido)

Mantenimiento de registros de existencia (sistema de información de los niveles de stock) control de calidad de bienes comprados o servicios adquiridos.

Hablemos más de la importancia de la función de compras. Todos aquellos quedesean aventurarse en el mundo empresarial tienen el objetivo común de hacer prosperar su negocio. Quieren posicionarse y ganar clientes fieles y satisfechos. Que su producto o servicio guste y tenga una larga vida en el mercado.
En un escenario ideal, nuestra empresa seria un monopolio, no tendríamos competencia en nuestro giro comercial y nuestras preocupaciones serian menos. Pero sabemos queen el mundo real, existen otras empresas que siempre estarán relacionadas con la nuestra. Tendremos siempre competencia directa o indirecta.
¿Y cómo sabemos qué tan amenazantes son nuestros competidores? o ¿qué tan relevantes somos nosotros para nuestros clientes? la respuesta más simple es la de medir su participación en el mercado. Recordemos que queremos permanecer en este el mayor tiempo...