La Importancia De Los Archivos

1 LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
PRINCIPIOS RECTORES
FINES DEL ESTADO
FINES DEL ARCHIVO
2 GARANTIZAR A LA COMUNIDAD
PRINCIPIOS
DEBERES
DERECHOS
PARTICIPÁCIÓN
CONTROL

3. EL ARCHIVO ES IMPORTANTE PARA:
La administración de la cultura
* TOMA DE DECISIONES
* FUENTES DE LA HISTORIA
* PATRIMONIO CULTURAL
* IDENTIDAD NACIONAL

4. ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOSPÚBLICOS
Interés General
a. Derecho a la información
Consulta
Reproducción copias
b. Interés particular
c. Derecho de petición
Excepto:
•C.N.
•Restricciones Legales
•Conservación: Préstamo de información en otros soportes

5. LA NORMATIVIDAD Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS
6. Gestión documental
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000)

7. Gestión documental
La gestión documental se reconoce, como una actividad intrínsecamente ligada a los archivos y su desarrollo es paralelo a la búsqueda de la transparencia en lagestión administrativa.

8. El Programa de Gestión Documental - PGD, como proceso archivístico sistemático.
Debe estructurarse a partir de la normatividad archivística vigente. Contempla situaciones tendientes a la simplificación de trámites y racionalización de recursos.
9. EL COMITÉ DE ARCHIVO
Equipo asesor de la alta dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas, definir losprogramas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

10. COMPONENTES DE UN PGD
Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico.
Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y los requisitos previos al PGD.
11. La adopción e implementación de las tablas de retencióndocumental.
La formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e
Histórico)
12. Identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes flujos de información
La implementación y seguimiento

13. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
 Ley 43 de 1913
 Ley 527 de 1999
 Código Penal
 Código de ProcedimientoPenal
 Código de Comercio
14. Decreto 2649 de 1993
 Decreto 1584 de 1994
 Decreto 2150 de 1995
 Acuerdo AGN 060 de 2001.
 Circular Interna AGN No.13 de 1999
15 NTC 1673
 NTC 2223:1986
 NTC 2676
 NTC 3393
 NTC 4436

16. PROCESOS DE UN PGD
1. PRODUCCIÓN
2. RECEPCIÓN
3. DISTRIBUCIÓN
4. TRÁMITE 6.CONSULTA
5. ORGANIZACIÓN
6.CONSULTA
7. CONSERVACIÓN
8. DISPOSICIÓNFINAL

17PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

19. PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. producción Creación y diseño de documentos
Medios y técnicas de producción y métodos de impresión
 Determinación y selección de soportes documentales
 Determinación de dimensiones, calidad y tipos de soportes,gramaje, tintas.
20 Instrucciones para el diligenciamiento de formularios
Determinación de uso y finalidad de los documentos
Diplomática:imagen corporativa, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas
Adecuado uso de la reprografía

21. PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. recepción. Normalización de la producción documental
Identificación de dependencias productorasDefinición de tipologías documentales, formatos y formularios según TRD
Determinación de formatos preimpresos y plantillas predeterminadas
22. Directrices relacionadas con el número de copias
Control de la producción de nuevos documentos
Determinación de la periodicidad de la producción documental

23. leyes de recepción.
 Constitución Política
 Decreto 2150 de 1995
...