La Minuta

LA MINUTA
Según el Diccionario de la Real Academia “es el extracto o borrador que se hace de un contrato u otra cosa, anotando las cláusulas o partes esenciales, para copiarlo después y extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfección”. Apuntación que por escrito se hace de algo para tenerlo presente.
En este sentido, la minuta son escritos en los cuales se registra losucedido en una junta de trabajo, con la finalidad de archivar y dejar asentado la información revisada en dicha reunión, para enviárselo a todos los involucrados y así poder darle un seguimiento a los resultados obtenidos en la misma.
Según Guillermo Cabanellas en su Diccionario Jurídico dice que: “Minuta es un borrador o extracto de un contrato, que se hace anotando las cláusulas o datosprincipales para darle la redacción requerida para su plena validez y total claridad”.
Según el tratadista Eugenio Tapia, la minuta es el extracto o borrador que se hace de algún contrato o documento.
“Minuta es - dice - Borja Soriano, citado por Carral, un contrato incompleto y por eso no da derecho a ninguno de los contratantes a exigir las prestaciones propias del contrato”. Sin embargo de ésteprecepto doctrinal, en economía jurídica en minuta se puede ver como el contrato o acto que se realiza en una escritura pública y que el Notario ha de copiar como cuerpo de la escritura.
Llámase “minuta” igualmente, la puntuación o nota que por escrito se hace con el fin de conservar las líneas fundamentales que hayan de servir, y a la ulterior y perfecta relación de cualquier clase de escritoen sentido más netamente jurídico; dícese de la nota o borrador de un acuerdo o comunicación con arreglo a la cual se copia aquel o se expide ésta. Las minutas deben ser conservadas en originales en el expediente o en las actuaciones a que se refieran.
Se trata pues, de un documento preliminar en que se consignan las bases de un acuerdo o contrato que posteriormente deberá elevarse al rango deescritura pública.
Es un documento al que le falta el requisito de la forma. Es el documento en el cual las partes fijan su acuerdo de voluntades y todos los puntos básicos o esenciales del convenio. Por ningún motivo el Notario podrá variar o modificar sus términos, la minuta debe ser firmada por las partes interesadas, la redacción y el acuerdo de voluntades debe ser asesorado por un Abogadoquien al redactar este documento y firmarlo estará asumiendo su responsabilidad profesional.
La minuta, previo pago de los impuestos fiscales es presentada al Notario para que redacte el respectivo protocolo convirtiéndolo a escritura, no se debe protocolizar minuta que no tenga el pago de los impuestos, como tampoco los que no tengan firma del Abogado patrocinante. Pasado el año de la fecha de laextensión de la escritura pública los interesados que quieran obtener un nuevo testimonio pueden hacerlo mediante una orden judicial.
Estas autorizaciones no se conceden a terceros interesados pese a tratarse de documentos públicos, a no ser que acrediten su derecho. Las minutas, después de ser numeradas y foliadas, se conservan en el archivo correspondiente, el testimonio es la copia de todo loactuado, el mismo que deberá ser entregado a la parte interesada con la firma, rúbrica y sello del Notario.

Características
Las minutas de trabajo pueden ser tan extensas o tan breves como sea necesario, de la misma manera pueden ser tan detalladas, haciendo literalmente una transcripción, o tan sencillas y generales, como una lista de resoluciones y decisiones tomadas en la reunión.  

Lasempresas privadas tienen la libertad de decidir la forma en la que deben realizarse sus minutas de trabajo, no así, es el caso de las dependencias gubernamentales, quienes deben atenerse a un formato ya definido y establecido.

Entonces, se puede decir que son las pautas o los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo...