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Preparación del presupuesto
No es necesario que un contador prepare el presupuesto.
No todas las organizaciones sin fines de lucro cuentan con un contador público que elabore lospresupuestos de sus proyectos. Si este es el caso, la persona más adecuada para preparar el presupuesto del proyecto puede ser alguien que conozca el proyecto en profundidad, que sepa mucho sobre la organizacióny que tenga conocimientos financieros. Esta persona podría ser el director del proyecto, un miembro del equipo que participe en el mismo, o quien maneje las finanzas de la organización.
Una vezfinalizada la propuesta, se recomienda que al menos una persona cercana al proyecto revise toda la documentación para verificar que no falte nada y que el presupuesto refleje en forma fidedigna ladescripción del proyecto.
Elementos del presupuesto
Entre los elementos típicos del presupuesto se encuentran la lista de gastos, como también el monto de la donación y los ingresos.
Cuando se comienzaa armar un presupuesto, resulta útil preparar una hoja de trabajo que incluya una lista de todos los gastos de personal y de otros costos relacionados con el funcionamiento del proyecto. Esimportante incluir cualquier gasto nuevo en el que se incurrirá si el proyecto recibe la donación (es decir, empleados temporarios o consultores), como también los gastos corrientes para las partidaspresupuestarias que se asignarán al proyecto. Los gastos no salariales pueden contemplar partidas presupuestarias tales como viajes, equipamiento, artículos de oficina y gastos de correo.
Las partidaspresupuestarias de personal deben incluir salarios y beneficios. Los empleados de tiempo completo que se asignarán al proyecto deben contemplarse en el presupuesto con el porcentaje adecuado de tiempo. Porejemplo, si una asistente administrativa calcula que dedicará 20 horas de sus 40 horas de trabajo semanales a un proyecto cuya duración estimada es de un año, se incluirá en el presupuesto el 50%...