lalala
Páginas: 8 (1826 palabras)
Publicado: 4 de febrero de 2014
Informe: Al señor Pedro Miranda
Por : Juana López R.
Asunto: Sistema de Control en el Departamento de Archivo
El problema:
Por instrucciones de la Gerencia debemos determinar, por qué el Departamento de Archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: es decir, preservar documentos valiosos y dar información inmediata. En el presente informe haremos unestudio del punto “álgido” del problema y haremos algunas sugerencias para su solución.
Análisis:
El problema que ha originado repetidas reclamaciones y protestas de parte de algunos empleados, descansa en el Sistema de Control que se emplea para el material de archivo que se toma prestado del mostrador del señor Felipe Torres. Aunque este empleado es realmente competente y su labor noestá en tela de juicio, el método de control actual ocasiona la demora considerable de los documentos que aún no han sido devueltos al archivo central y que siguen su procedimiento lento de zigzagueo entre el departamento de archivo y los diversos usuarios.
La demora que muchos empleados experimentan para conseguir el material prestado del departamento de archivo se traduce e4nhoras-hombres perdidas; además, retrasa el ritmo de trabajo y producción en los departamentos que dependen del archivo como fuente de material. La atmósfera en el Departamento de Archivo, bajo estas circunstancias es considerablemente negativa.
Sugerencias:
Es evidente que la única manera de mejorar el función amiento del Departamento de Archivo. De modo que cumpla sus objetivos sería el cambio conel señor Torres, a quien por otro lado la empresa debe muchos años de eficiencia y leales servicios.
Cambios sugeridos:
a) Establecer un sistema de control en “circuito” mediante el cual los documentos del archivo, requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una “tarjeta requisición” por el primer usuario y devueltos por el último para ellos también se necesitaría el empleo deuna “tarjeta de transferencia2, que firmarla cada usuario libre de responsabilidad al anterior.
b) Recomiendo igualmente el uso de un archivo tarjetero de control con guías alfabéticas correspondientes a daca mes y guías numéricas correspondientes a cada día. Este tarjetero en el escritorio del señor Torres le permitiría de inmediato reconocer los documentos prestados, así como unarápida localización por los diferentes departamentos de la prensa.
c) Sugiero finalmente ciertas innovaciones en la “tarjeta de requisición”, de modo que permita un rápido acceso al material prestado. Adjunto a este informe un ejemplar de la Perquisición en actual y un bosquejo nuevo para su examen y consideración.
Conclusión:
Creo sinceramente que el Departamento deArchivo debe ser mejorado de inmediato en eficiencia ya que gran volumen de operaciones y el 80% de nuestras actividades de oficina dependen de una información rápida y completa.
Las relaciones humanas, por otro lado, se verán inmensamente promovidas y podremos tener “en casa” el lema de “Trabajador contento es trabajador productivo”
Es cuanto a bien informar a su autoridad.Juana López R.
Cochabamba.02 de agosto de 2012
Informe: Al señor Pedro Miranda
Por : Juana López R.
Asunto: Sistema de Control en el Departamento de Archivo
El problema:
Por instrucciones de la Gerencia debemos determinar, porqué el Departamento de Archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: es decir, preservar documentos valiosos y dar información inmediata. En el presente informe haremos un estudio del punto “álgido” del problema y haremos algunas sugerencias para su solución.
Análisis:
El problema que ha originado repetidas reclamaciones y protestas de parte de algunos empleados,...
Informe: Al señor Pedro Miranda
Por : Juana López R.
Asunto: Sistema de Control en el Departamento de Archivo
El problema:
Por instrucciones de la Gerencia debemos determinar, por qué el Departamento de Archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: es decir, preservar documentos valiosos y dar información inmediata. En el presente informe haremos unestudio del punto “álgido” del problema y haremos algunas sugerencias para su solución.
Análisis:
El problema que ha originado repetidas reclamaciones y protestas de parte de algunos empleados, descansa en el Sistema de Control que se emplea para el material de archivo que se toma prestado del mostrador del señor Felipe Torres. Aunque este empleado es realmente competente y su labor noestá en tela de juicio, el método de control actual ocasiona la demora considerable de los documentos que aún no han sido devueltos al archivo central y que siguen su procedimiento lento de zigzagueo entre el departamento de archivo y los diversos usuarios.
La demora que muchos empleados experimentan para conseguir el material prestado del departamento de archivo se traduce e4nhoras-hombres perdidas; además, retrasa el ritmo de trabajo y producción en los departamentos que dependen del archivo como fuente de material. La atmósfera en el Departamento de Archivo, bajo estas circunstancias es considerablemente negativa.
Sugerencias:
Es evidente que la única manera de mejorar el función amiento del Departamento de Archivo. De modo que cumpla sus objetivos sería el cambio conel señor Torres, a quien por otro lado la empresa debe muchos años de eficiencia y leales servicios.
Cambios sugeridos:
a) Establecer un sistema de control en “circuito” mediante el cual los documentos del archivo, requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una “tarjeta requisición” por el primer usuario y devueltos por el último para ellos también se necesitaría el empleo deuna “tarjeta de transferencia2, que firmarla cada usuario libre de responsabilidad al anterior.
b) Recomiendo igualmente el uso de un archivo tarjetero de control con guías alfabéticas correspondientes a daca mes y guías numéricas correspondientes a cada día. Este tarjetero en el escritorio del señor Torres le permitiría de inmediato reconocer los documentos prestados, así como unarápida localización por los diferentes departamentos de la prensa.
c) Sugiero finalmente ciertas innovaciones en la “tarjeta de requisición”, de modo que permita un rápido acceso al material prestado. Adjunto a este informe un ejemplar de la Perquisición en actual y un bosquejo nuevo para su examen y consideración.
Conclusión:
Creo sinceramente que el Departamento deArchivo debe ser mejorado de inmediato en eficiencia ya que gran volumen de operaciones y el 80% de nuestras actividades de oficina dependen de una información rápida y completa.
Las relaciones humanas, por otro lado, se verán inmensamente promovidas y podremos tener “en casa” el lema de “Trabajador contento es trabajador productivo”
Es cuanto a bien informar a su autoridad.Juana López R.
Cochabamba.02 de agosto de 2012
Informe: Al señor Pedro Miranda
Por : Juana López R.
Asunto: Sistema de Control en el Departamento de Archivo
El problema:
Por instrucciones de la Gerencia debemos determinar, porqué el Departamento de Archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: es decir, preservar documentos valiosos y dar información inmediata. En el presente informe haremos un estudio del punto “álgido” del problema y haremos algunas sugerencias para su solución.
Análisis:
El problema que ha originado repetidas reclamaciones y protestas de parte de algunos empleados,...
Leer documento completo
Regístrate para leer el documento completo.