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Tablas de valoración documental
El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla que el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación yaplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la Tabla deValoración Documental (TVD). FONDOS ACUMULADOSSon documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización, sin las mínimascondiciones de conservación y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente para los usuarios.PROCESOS DE VALORACIÓN De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo Acumulado seforma con los documentos del archivo central o histórico, que adquieren un valor permanente. No se eliminan y se protegen para la investigación, la academia, la historia, la ciencia y la cultura. Poreste motivo es importante establecer la fecha a partir de la cual se deben adelantar los procesos de organización documental para este tipo de fondos, pudiendo ser, en un principio, la documentación quepor su antigüedad supere los 30 años. VALORACIÓN DOCUMENTALPara la elaboración de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados, se analizarán desde una triple perspectiva: 1. La trascendencia comotestimonio de la entidad.
2. La trascendencia de la actuación de la administración.
3. La trascendencia de la sociedad en su conjunto para cada dependencia. Siguiendo las directrices del ArchivoGeneral de la Nación AGN en su Reglamento General de Archivos para Colombia, se define valoración documental como: “proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de losdocumentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo”.TRATAMIENTO DE FONDOS ACUMULADOSPara definir la disposición final del conjunto de la documentación que haya sido...