lectura y redaccion

Unidad 6: Géneros textuales
Lectura 4: Géneros administrativos

Los textos que se emplean en el ámbito administrativo tienen varios elementos en
común:


Identificación clara y específica del formato y su función: oficio, memorando,
circular, etcétera.



Requieren la identificación del emisor, ya sea institucional, corporativo o
personal.



Utilizan un lenguaje respetuoso,claro, conciso y directo.



Deben ser breves como una atención y respeto al tiempo del receptor.

Clasificación
Los textos administrativos se clasifican de acuerdo a su función:
a) Acta
Es un documento que se elabora para dejar constancia de una reunión o de un
acto administrativo formal. Incluye:


Lugar y fecha de la reunión.



Nombre de quien preside la junta.

Nombre de las personas presentes y de los ausentes, así como sus
respectivos representantes.



Motivo de la reunión.



El Orden del día.



Resumen de lo planteado y debatido en la reunión anterior, así como de los
acuerdos tomados al respecto, con mención del número de votantes a favor o
en contra.



Aviso de la siguiente reunión (en caso de que sea necesario).



Horaen que se dio por terminada la reunión.



Firma de los presentes.

b) Memorando
Tal como su nombre lo dice, sirve para recordar o hacer patente alguna
información. Es un texto empleado para la comunicación interna dentro de una
dependencia o empresa. Puede ser interpersonal o entre oficinas.

Formato
Membrete
(Nombre de la empresa, institución o dependencia)
Memorando(identificación del documento)
Lugar y fecha
Núm
(Numeración que identifica el memorando)

DE: Nombre del destinatario
Cargo del destinatario
PARA: Nombre del emisor
Cargo del emisor
Asunto: (síntesis opcional)
Cuerpo del texto
(comunicado)
(solicitud, aviso, comunicado etc.)
Saludo (optativo)
Firma
Nombre y cargo
Iniciales. del remitente con letras mayúsculas y las del mecanógrafo conminúsculas

c) Carta

En el ámbito administrativo o comercial es muy común el uso de la carta, aunque
sus características son formales y muy distintas de las que se emplean en un texto
de comunicación personal. Por tanto, es necesario respetar el lenguaje respetuoso
y los requisitos generales establecidos en este contexto.
Formato


Membrete



Lugar y fecha



Nombre deldestinatario



Cargo del destinatario



Dirección



Vocativo



Texto o cuerpo de la información



Despedida (frase de cortesía)



Firma



Nombre y cargo del emisor



Iniciales de identificación

d) Circular
La función más usual de una circular es brindar una información de las
autoridades o coordinadores, al personal o miembros de una oficina, organismoo
dependencia, aunque también se puede utilizar para hacer pública una
información al exterior.
Formato


Identificación del formato (CIRCULAR)



Membrete



Número



Destinatario (no personalizado y generalmente en plural a todo el personal
administrativo, a todos nuestros clientes, etc.)



Texto (muy breve)



Frase de cortesía



Firma, nombre y cargo

Oficina o departamento emisor



Lugar y fecha

e) Aviso
El aviso se utiliza para hacer pública una política, decisión, cambio, oferta,
solicitud, etcétera. Es un comunicado dirigido al personal de una institución o al
público en general, por lo tanto no se personaliza. Debe ser muy breve y claro.
Tanto para la circular como para el aviso es común utilizar letra de gran tamaño.Formato


Identificación del formato (AVISO)



Membrete



Número



Destinatario (no personalizado y generalmente en plural)



Mensaje



Frase de cortesía



Firma, nombre y cargo



Institución o empresa



Lugar y fecha



Circulación interna y externa

f) Oficio
Uno de los textos más usuales en el campo administrativo es el oficio. Como...