Legislacion del archivo definitivo

MARCO LEGAL DEL ARCHIVO DEFINITIVO

DICTAMEN 1618 DE LA COMISIÓN DICTAMINADORA DE DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS, MISMO QUE FUE PUBLICADO EN LA SECCIÓN SÉPTIMA DE LA GACETA DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE MÉXICO, EL JUEVES 15 DE OCTUBRE DE 1998.
Dictamen por el que se establecen las normas, políticas y procedimientos para la selección de documentos preliminar y final, de los acervos de trámiteconcluido existentes en las unidades administrativas de los Poderes del Estado y Municipios.
Este Dictamen surge a raíz del crecimiento documental excesivo que en la actualidad presentan los archivos oficiales por lo que se hace necesaria la realización de una selección documental debidamente planeada, que conlleve a reunir el máximo de información en un mínimo de documentos.

Con fundamento en losartículos 2 inciso b); 11 incisos e) y f); y 31 inciso c), de la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México, la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos del Sistema Estatal de Documentación emite, para su observancia en los archivos de gestión, concentración e históricos existentes en los Poderes del Estado y municipios, el siguiente dictamen:

OCTAVO: Serán lasunidades administrativas quienes realicen, con sus propios recursos, los procesos de selección documental preliminar o final conforme a lo señalado en el presente dictamen.

NOVENO: Para aplicar correctamente la normatividad y cumplir adecuadamente con la metodología indicada en este dictamen, el responsable de la custodia de los documentos podrá solicitar a la Comisión Dictaminadora deDepuración de Documentos la asistencia técnica que para el efecto se requiera. (Oficio de fecha 14 de septiembre 2011)
DÉCIMO: Los documentos que hayan sido extraídos de los expedientes, como resultado de los procesos de selección preliminar y final aplicados, no podrán eliminarse sin la aprobación de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, que es la única instancia facultada por Leypara otorgar los permisos al respecto.
ningún documento podrá ser destruido a menos que, por escrito, lo determine la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos.
DÉCIMO PRIMERO: Al concluir el proceso de selección preliminar o final aplicado a los documentos, se solicitará por escrito a la Comisión Dictaminadora la supervisión correspondiente, para que, si así procede, permita laeliminación de los documentos mediante el Acta respectiva.

DÉCIMO SEGUNDO: El levantamiento del Acta de autorización para la eliminación de los documentos seleccionados, corresponde única y exclusivamente a los integrantes de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos.

DÉCIMO TERCERO: Aprobada la eliminación de los documentos, la unidad administrativa notificará a la ComisiónDictaminadora de Depuración de Documentos, la fecha y el lugar en el que se llevará a cabo la destrucción física de los mismos, con el propósito de que uno de sus integrantes verifique que únicamente se elimine la documentación autorizada y proceda a levantar el acta de testificación de destrucción respectiva.

DÉCIMO CUARTO: Para la realización de la selección documental preliminar de los expedientes detrámite concluido, las unidades administrativas de los Poderes del Estado y municipios observarán el siguiente procedimiento:

a).- Se deberán mantener los expedientes íntegros un año, contado a partir de la fecha de conclusión del trámite para el que fueron creados, antes de aplicar el proceso de selección documental preliminar.
m).- Concluido el proceso de selección documental preliminar, eltitular de la unidad administrativa a la que pertenece el archivo de gestión, solicitará por escrito a la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos la revisión técnica de éste, con el propósito de que se le autorice la eliminación de los documentos extraídos de los expedientes.

DÉCIMO QUINTO: Para la aplicación del proceso de selección documental final de los expedientes de asuntos...