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PROCESOS PARA ELABORAR DOCUMENTOS AL PRINCIPIO Y FINAL DE CADA AÑO
1. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS DE PIA
1.1 El planeamiento institucional de corto plazo
Es el proceso a través del cual una municipalidad organiza con la debida anticipación su gestión institucional para un determinado año fiscal, teniendo en cuenta las prioridades políticas institucionales que se definan para dichoperíodo. La gestión institucional es la capacidad que tiene una municipalidad para lograr los resultados esperados a través de la organización municipal.
1.2 Importancia
Permite a la municipalidad organizar los esfuerzos y recursos municipales para lograr los objetivos y metas que se proponga anualmente.
1.3 Objetivo
Facilitar las condiciones para que el personal y las dependencias de la municipalidadrespondan adecuadamente a las exigencias propias de los procesos clave municipales, de manera organizada, sincronizada y evitando superposiciones, para elevar la calidad, eficiencia y efectividad de la gestión de las dependencias municipales.
El planeamiento de corto plazo debe tener presente el rol específico1 que le toca desempeñar al gobierno local en el desarrollo de su localidad, pues lagestión institucional debe perseguir objetivos y metas que aporten al proceso de desarrollo local, coadyuvando al fortaleciendo institucional de la municipalidad en el mediano plazo. Es por ello que el planeamiento institucional de corto plazo debe también tener en cuenta las orientaciones estratégicas contempladas en el plan de desarrollo institucional.
A) Con un buen planeamiento institucionalde corto plazo, podemos evitar
El activismo institucional
La dispersión de los escasos recursos disponibles
La superposición de actividades
La descoordinación entre el personal o las dependencias municipales.
B) Principales instrumentos de planeamiento de corto plazo
Los principales instrumentos de planeamiento institucional de corto plazo PICP son:
Plan operativo institucionalPresupuesto institucional municipal
Plan anual de adquisiciones y contrataciones
Veamos algunas dificultades que se presentan en el proceso de planeamiento institucional de corto plazo:
Estos tres instrumentos se ejecutan en el corto plazo, sin embargo su formulación no siempre parte de la misma información, las programaciones no están sincronizadas entre sí y, por último, se elaboran endistintos momentos, lo que impide una mejor combinación del potencial humano y los recursos materiales y financieros de la municipalidad.
A pesar que todos ellos guardan íntima relación, usualmente se elabora primero el presupuesto institucional municipal, luego el plan anual de adquisiciones y contrataciones y, finalmente, el plan operativo institucional.
Lo anteriormente citado nos indica que seprevén recursos sin tener claro qué harán las dependencias de la municipalidad, y así se programan adquisiciones y contrataciones sin saber cuándo se requerirán ni a qué metas operativas contribuirán.
2. EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
El Plan Operativo Institucional con siglas POI es un instrumento de gestión de corto plazo que define las actividades que se llevarán a cabo en períodos de unaño, para el logro de los resultados previstos en el Plan Estratégico Institucional.
Su estructura contiene entre otros puntos: los objetivos institucionales anuales, indicadores, metas, acciones operativas y proyectos.

2.1 El plan operativo es necesario porque
Permite que la municipalidad cuente con una "lógica de conjunto" para la acción institucional en el corto plazo.
Contribuye a lograrla coherencia de la gestión institucional municipal mediante la organización y coordinación de las actividades de las diferentes dependencias municipales, en función de las prioridades institucionales.
Ayuda a lograr la mejor combinación posible entre el potencial humano de la organización y sus recursos materiales y financieros.
2.2 Los objetivos del plan operativo institucional
Evitar...