Libros contables

LIBROS CONTABLES

1. DEFINICIÓN
Según Ayala (2002) define a los libros de contabilidad como: “libros especiales, diseñados para anotar las operaciones que realiza la empresa a lo largo de su vida”. (Pág. 12).
Rojas (2002) nos brinda otra definición: “los libros de contabilidad son unos cuadernos especiales de mayor tamaño que los corrientes en los que se registra las operacionescomerciales y administrativas que realiza una empresa o institución”. (Pág. 49)
En conclusión, son los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario (operaciones mercantiles) sucedidas en un lapso de tiempo determinado y realizadas por los entes económicos (empresas) y que serán el fundamento de los estados financieros (documentos que nosotros los contadoresbrindamos información), como quiera que sus saldos y las operaciones registradas sean la fuente para su elaboración.
Los libros contables conforman una base de datos, donde en forma cronológica, ordenada, clara y precisa; se registran sin borrones ni enmendaduras, todas las operaciones mercantiles que se realicen en una entidad.

2. LEGALIZACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD.
Los libros de actas,así como los registros y libros contables deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando estos últimos sean llevados en hojas sueltas, continuas o computarizadas.
La legalización será efectuada por los notarios públicos del lugar del domicilio fiscal del deudor tributario o, a falta de estos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, como corresponda, quienes colocaran unaconstancia en la primera hoja de los mismos.
Información de la constancia de la legalización:

Numero de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso.
Nombres y apellidos, o denominación o razón social del deudor tributario, según sea el caso.
Numero de RUC
Denominación del libro o registro.
Numero de folios que consta.
Fecha y lugar en que se otorga.
Sello y firma delnotario o juez de paz letrado.
Así mismo, el notario público o juez de paz letrado, según sea el caso, deberá sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliados, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas, continuas o computarizadas. En ningún caso el numero de legalización, folios o de registro podrá contener adicionalmente caracteresdistintos, tales como letras.

3. CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DESDE EL ASPECTO TÉCNICO:

3.1 LIBROS PRINCIPALES
Llamados también mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los empresarios deben llevar los siguientes libros:
Libro Caja y Bancos.
Libro de Inventarios y Balances.
Libro Diario.
Libro Mayor.

3.2 REGISTROS AUXILIARES
Son todos los libros que detallan una auna todas las operaciones de las empresas y en algunos casos son llevados porque son obligatorios de acuerdo a normas de carácter legal y son:
Registro de Compras.
Registro de Ventas e Ingresos
Libro de Retenciones incisos e) y f) del artículo 34° de la Ley del Impuesto a la Renta.
Registro de Activos Fijos.
Registro de Costos.
Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.Registro de Inventario Permanente Valorizado.

También se llevan otros tipos de registros auxiliares que son documentos que ayudan a brindar un mejor análisis de las operaciones y podamos informar mejor:
Libro Bancos, Registro de Letras por Cobrar, Registro de Letras por Pagar, etc.

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y unbalance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales.
La información que debe contener este libro es:
La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable. (Generalmente son los inventarios y los activos fijos).
El nombre y código de las cuentas y las...