Lista de datos

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  • Publicado : 29 de mayo de 2010
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MÓDULO I:
 
ACTIVIDADES:
Actividad 1. Investigación acerca de "Creación de listas de datos"
Actividad 3. Desarrollar un procedimiento para ordenar listas de datos.
Actividad 5. Desarrollar un procedimiento para filtrado de listas de datos.
Actividad 7. Desarrollar un procedimiento para resumen de listas de datos.
Actividad 9. Investigación y ejemplos del uso de combinación dedocumentos

Creación de listas de datos
Para facilitar la entrada de datos, o para limitar las entradas a determinados elementos que define el usuario, puede crear una lista desplegable de entradas válidas que se compila a partir de las celdas de otra parte de la hoja de cálculo. Cuando se crea una lista desplegable para una celda, se muestra una flecha en dicha celda. Para escribir información enesta celda, haga clic en la flecha y, a continuación, en la entrada que desee.
Si deseas que los datos a ingresar de las celdas de tu hoja de cálculo sean elegidos de una lista desplegable. Entonces sigue estos pasos:
En una zona de la hoja activa o en otra hoja de tu documento Excel activo, ingresa los datos de la lista en forma horizontal o vertical uno a continuación de otro.
Haz clic enInsertar / Nombre / Definir y dale un nombre a la lista en Nombres en el libro, por ejemplo nombre1. Luego en Se refiere a dale clic al botón de la derecha para seleccionar el rango de datos de la lista desplegable y clic en Aceptar.
Posiciona el cursor en la celda donde deseas tener la lista desplegable: por ejemplo C3, o en un rango de celdas.
Haz clic en C3 o selecciona un rango de celdas,luego haz clic en Datos / Validación / Permitir: Lista y en Origen ingresa: =nombre1
Es importante comprender lo que son las listas de datos en Excel y como hay que crearlas. Con demasiada frecuencia, la estructura y los nombres de campo utilizados en las listas de datos no son descriptivos. Esto puede ser causa de problemas a la hora de analizar los datos con las herramientas de Excel.

A lahora de crear una lista de datos hay que tener en cuenta lo siguiente:

• Todos los registros de la lista de datos comparten los mismos nombres de campo. Por ejemplo, utiliza nombres de campo para almacenar un solo dato. Por ejemplo, utiliza varios campos (Nombre, Primer apellido y Segundo apellido) en lugar de un solo campo (Nombre completo).
• Todos los valores de cada campo deben sercoherentes. Por ejemplo, si los datos del campo Ventas totales tienen dos decimales, otro registro no debería tener cuatro decimales.
• Ningún valor de los campos debe quedar vacío, incluso si el valor se desconoce. En este caso, introduciríamos el valor 0. Al dejar un valor de datos en blanco, a veces puede resultar difícil hacer los cálculos o los resultados que obtengamos sean erróneos.
• Espreferible crear solamente una lista en cada hoja de cálculo. Tareas como ordenación, agrupación y filtrado funcionan mejor cuando se limitan a listas únicas en una hoja de trabajo único.
• Los nombres de los campos deben ser descriptivos pero sin excederse. Por ejemplo, un campo llamado Nombre es más descriptivo que un campo llamado Campo A. asimismo, un campo llamado Total de Ventas podría ser tan fácilde entender como un campo llamado Venta Total que aparece en la parte inferior de una factura.

Procedimiento para ordenar listas de datos
1. Se hace una lista en una columna independiente a tu tabla como indicamos en la sig. imagen

2. Se selecciona el rango en donde quieres tu lista desplegable

3. Se hace clic en datos

4. Clic en validación de datos

5. Se abre uncuadro de dialogo

6. Haces clic en validación de datos, seleccionas lista, origen clic en la flecha para seleccionar la lista que ha creado en un principio, enter, y en tu cuadro de dialogo pones aceptar.

Ahora ha creado una lista desplegable.

Procedimiento para filtrado de listas de datos

1. Selecciono en mi tabla la fila de titulos.

2. Das clic en datos, clic en filtrar...
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