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Procedimiento de Control de Documentos

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Facultad de Ciencias

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Procedimiento de Control de Documentos

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PROPOSITO:

1.1

Dictar los procedimientos para la distribución y control de documentos del Sistema
de Gestión de la Calidad (SGC) y toda otradocumentación de carácter externo
que incida en el Sistema.

1.2

Asegurar que todos los procedimientos, nuevos o revisados del SGC sean
elaborados, formateados, revisados, aprobados, implementados y mantenidos de
una manera estándar, consistente y efectiva.

2

ALCANCE:

2.1

El procedimiento se aplica al Representante Sistema de Gestión de Calidad
responsable de controlar ladistribución de documentos del Sistema de Gestión de
Calidad. Además se aplica al personal involucrado en la preparación, revisión y
aprobación de los procedimientos del SGC.

2.2

El presente procedimiento hace referencia al ítem 4.2.3 (Control de los
Documentos)

3.

PROCEDIMIENTOS Y/O DOCUMENTOS RELACIONADOS
Nombre del Procedimiento
Procedimiento Control de Registros

4

DEFINICIONES4.1

No tiene.

5

RESPONSABILIDADES

5.1

La responsabilidad por el cumplimiento del procedimiento recae sobre el
Representante del Sistema de Gestión de Calidad, SGC.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1

ELABORACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO

6.1.1

En el caso que se detectela necesidad de elaborar un procedimiento, el
Representante de la Calidad preparará el documento, para ser aprobados por el
Director.

6.2

APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN

6.2.1

Aprobado el procedimiento se identifica el documento a través del nombre.

6.2.2

Posteriormente a su aprobación, se procederá a la publicación en la Web digital
compartida del Sistema de Gestión de Calidadwww.ciencias.uchile.cl/ciencias/iso
donde se encontrarán sólo las versiones válidas autorizadas del sistema.

6.2.3

Cualquier versión fuera de las existentes en el sitio mencionado en 6.2.2, se
considera versión no válida, del mismo modo cualquier versión impresa que no
haya sido autorizada por el Representante de Calidad con su firma y la marca de
agua USO AUTORIZADO.

6.2.4

Ladocumentación controlada se encontrará bajo custodia del Representante del
SGC, en una carpeta digital.

6.2.5

En el caso que se requieran copias controladas impresas sólo serán emitidas por
el Representante del SGC en donde cada copia deberá identificarse con una
marca de agua: USO AUTORIZADO y firma del Representante del SGC.

6.2.6

La aprobación de la documentación será comunicada alpersonal que corresponda
a través de email por el Representante del SGC. Además, sólo cuando
corresponda el Encargado de la Calidad realizará una inducción al personal sobre
el documento aprobado

6.2.7

La puesta en vigencia de la documentación corresponderá a la fecha de
aprobación.

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6.3MODIFICACIONES

6.3.1

La revisión de cualquier procedimiento se hará sólo cuando sea considerado como
necesario, producto de: cambios en subprocesos, métodos de trabajo,
modificaciones de documentos de referencia y/o para aclarar diversidad en la
interpretación de criterios.

6.3.2

Las revisiones de procedimientos se enumerarán correlativamente, comenzando
por el número 0 que seutilizará exclusivamente para designar las publicaciones
originales.

6.3.3

Cuando en una página se hagan correcciones ortográficas, tipográficas o de
redacción solamente no será necesario elevar el número de su revisión.

6.3.4

Las modificaciones mayores que impliquen reelaborar un procedimiento, serán
ejecutadas de acuerdo al ítem 6.1

6.4

REVISIONES

6.4.1

La revisión y...