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LOS EVENTOS FERIALES COMO HERRAMIENTA DE PROMOCION Y MERCADEO

Aportado por: Darío Moreno dnmorenof@hotmail.com

1. Tipos de feria
Para la clasificación de las ferias, hay que tomar en cuenta las características de su organización:
Según alcance o cobertura:
Ferias regionales: las mismas se circunscriben a expositores procedentes de un mismo país o región.
Ferias internacionales: songrandes eventos de exhibición que se llevan a cabo para facilitar encuentros de negocios de expositores o empresas de distintos países.
Según tipo de actividad: este tipo de clasificación obedece al área de actividad de los participantes: comercial, industrial, artesanal, entre otras.
Según el público objetivo: las exhibiciones pueden estar dirigidas a productores o distribuidores, o aconsumidores finales. Esta división tiende a desaparecer, ya que actualmente muchas ferias destinadas a revendedores invitan a participar al público en general.
Elementos de organización de la feria:
La organización de una feria presenta una serie de retos, en un sin número de aspectos relacionados con su planificación y montaje. Existen en la actualidad, empresas dedicadas específicamente a la realizaciónde eventos, y su contratación ofrece a los expositores o empresas que deciden participar en una feria o exhibición, la oportunidad de una participación más efectiva, ya que les permite dedicar su tiempo y recursos a desarrollar sus estrategias y presupuestos particulares, sin tener que preocuparse de los aspectos generales de la organización del evento. Además la mayoría de estas empresas,ofrecen también asesoría, lo que resulta muy conveniente para expositores nuevos o con poca experiencia de participación en exhibiciones.
Tomando en cuenta que el propósito de nuestro trabajo no es solo cubrir el aspecto de la organización de la feria, trataremos de resumir los factores más importantes que se deben tomar en consideración al planificar el evento.
Elección de la sede:
Es sin duda elprimer factor que se debe tomar en cuenta al organizar el evento. El mismo involucra no solo la elección del lugar donde se desarrollara el mismo, sino también muchos otros aspectos, como su ubicación, accesibilidad, estacionamientos, seguridad, iluminación natural y artificial, decoración, sonido y ambientación y principalmente el concepto de diseño del espacio físico de exhibición.
Ladistribución típica de una feria consiste en la organización del espacio de exhibición en grandes áreas denominadas pabellones, las cuales a la vez se dividen en unidades menores denominadas stands. Los tamaños de los stands pueden variar de acuerdo a las necesidades y presupuesto de cada expositor. Para el diseño y composición del stand existen una amplia gama de sistemas divisorios, y se puede contar conempresas que se dedican a su diseño y montaje. Estas generalmente proveen también otros artículos como mobiliario y accesorios, estanterías, vitrinas y mostradores.
Fecha y duración del evento:
Para escoger la fecha de realización, y el período de duración se deben tomar en cuenta aspectos como la disponibilidad de la sede elegida y la coincidencia con otros eventos similares, que puedan distraerla atención del público objetivo.
La duración esta también íntimamente ligada a la planificación de los objetivos de la exposición, y a la cantidad de público que se estime que pueda asistir a la misma.
Planificacion de tareas:
La empresa o individuo organizador del evento, es responsable de establecer un orden y secuencialidad de las tareas que aseguren el éxito del mismo. Esto se logradesarrollando un plan que contemple todas las actividades, desde las informales como el montaje y desmontaje de las exposiciones, hasta las formales como la inauguración y atención de invitados.
Esto incluye también la aplicación de controles durante el evento, planificación de imprevistos y medidas de seguridad.
Entre las principales tareas a desarrollar podemos enumerar:
a. Elaboración de un...