Los Formularios

Los Formularios
Es un documento, en papel o en pantalla, diseñado con el propósito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellidos, dirección, etc.) en las zonas del documento destinadas a ese propósito para ser almacenadas y procesadas posteriormente.

Clasificación De Formularios
Determinar para cada caso cuál clasificación es más conveniente a los fines de control quese persiguen y a la empresa en que se aplica.
Número correlativo: asignar un número de código a todos los formularios. Éste es poco flexible y se des actualiza constantemente por lo que es ideal para empresas pequeñas.
Por área emisora:
• Asignar a cada departamento un millar de números, de códigos o una centena de acuerdo a la magnitud.
Compras: 0000 al 0999
Contabilidad 1000 al 1999
Ventas2000 al 2999
• Asignar los dígitos característicos a cada área y un número correlativo.
Compras 01 – XXXX
Contabilidad 02 – XXXX
Ventas 03 - XXXX
Por el procedimiento en que interviene: Es el que presenta mayores ventajas por la fácil ubicación del formulario por parte del usuario.

Procedimiento Característica
Liquidación de haberes 11
Control de gestión 20
Movimientos de fondos 3Registros Contables de los Formularios

La historia de la humanidad cambió con la invención de la imprenta. Desde lo inicios de la historia el hombre ha sentido la necesidad de expresar sus ideas y pensamientos en forma escrita. De esta necesidad no se escapa el mundo de los negocios, por esta razón surgen los formularios. Los formularios son los modelos que se utilizan para capturarinformación para el registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad. La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los negocios. Por ejemplo, cuando usted efectúa un depósito en un banco, lo primero que hace es llenar algún tipo de formulario para dejar evidencia de la transacción realizada; una copia del documento le es entregada, luego de ser validada por el cajero en señal deconformidad.

Todas las instituciones requieren documentar sus transacciones, y dejar evidencia de todo el trabajo que llevan a cabo los empleados a través de documentos escritos. La gran mayoría de la información correspondiente a las transacciones que lleva a cabo la entidad, son plasmadas en formularios.

Con el avance de la tecnología de información, muchos formularios están siendosustituidos por operaciones registradas en forma electrónica y debido a ello las operaciones y transacciones que soportan los registros contables son iniciadas, autorizadas y procesadas en forma electrónicas, en donde inclusive las personas que transan las operaciones no llegan a conocerse personalmente.

Importancia de los formularios
Su importancia radica en que sirven de soporte a lastransacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.

Técnicas para el diseño del formulario
El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

Fases para eldiseño.
Fase pre diseño: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.
¿Se determinó la necesidad de la existencia del impreso?
¿Son necesarios todos loselementos recogidos por el mismo?
¿Son necesarias todas las copias previstas?
¿Es lógica la secuencia de los datos?
¿La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al mínimo?
¿Esta autorizado el diseño del formulario?
¿Cuál es el departamento origen?
¿Cuál es la finalidad del formulario?
¿Tienen relación el nombre del formulario con la finalidad?
¿Es...