LOS FORMULARIOS

LOS FORMULARIOS

También son conocidos como formas o formulas, son instrumentos admistrativos que pueden ayudar al empleado en la ejecución de sus tareas.Es un documento impreso que contiene información estructurada “fija” sobre un determinado aspecto, para ser complementada con información “variable” según cada aplicación y para satisfacer un objetivo específico. Es un medio de recolectar datosque posteriormente serán transformados en una información deseada y detallada, sobre un tema determinado.

Es importante porque ahorra tiempo en las labores rutinarias, disminuye el error, estandariza el trabajo, facilita la tarea, favorece el control, aumenta la confianza del funcionario y del usuario en la operación. Por lo nombrado, también se disminuyen costos del trabajo.

DISEÑO DELFORMULARIO

Para realizar un formulario hay que tener presente, si la rutina que se va a favorecer con la forma es necesaria e indispensable para algún sistema de trabajo importante de la organización. Se debe evitar la sobre carga de documentos y papeleo innecesarios. La ausencia de u formulario es un inconveniente así como lo es el exceso de estos.

La clave está en incorporar formularios solo a lastareas rutinarias claves y necesarias para los procesos de trabajo, que muestra una considerable repetitividad por unidad de tiempo y que la información que se maneje sea abundante y de cuidado. También se debe considerar, el objetivo que persigue el formulario. El objetivo origina el nombre del formulario, determina el “cuerpo”, es decir el conjunto de variables a incorporarle y el orden deprioridad que deben tener para el uso.

Preguntas Claves antes de Diseñar un Formulario

¿Es necesario el formulario?
¿Cuáles son las funciones del formulario?
¿Cuándo se va a utilizar?
¿Quiénes son los usuarios?
¿Cuántas copias se requieren y donde se guardan?
¿Qué tipo de información se da? ¿Confidencial? ¿Rutinaria?

El diseño de los formularios depende de dos características principales: Consideraciones en cuanto a su función

Título: deberá ser descriptivo de su función. Se debe evitar las palabras que no reflejen el real significado del formulario, ya que las personas usuarias de este se sentirán confusas.

¿Qué clase de información deberá ser incluida?: el investigador deberá contestar las siguientes preguntas:

¿Qué clase de información será precisa en esta particular ocasión?
¿Esrealmente vital la información?
¿Cómo va a ser utilizada utilizada?
¿Por quién será utilizada?
¿Cuándo será utilizada?

Disponer el orden de la información: no hay reglas con respecto al orden de la información en un formulario porque un número de factores variables condicionan a cada uno. El investigador se verá requerido a considerar una serie de tópicos en relación con cada formulario establecidopor él. Entre estos se encuentran:

¿En qué orden entrará la información al formulario?
¿En qué orden se precisará la información en el orden en que sea tomado del formulario?
Según el formulario vaya a ser archivado así afectará la localización del medio de identificación.
El formulario debe tener lógica en su disposición de la información
Quién diseñe el formulario deberá establecer tambiénconsideraciones que de estética en cuanto al aspecto y de economía en cuanto al espacio.
Tener en cuenta las maquinas y equipos que utilicen o archiven los formularios así como también otros formularios que puedan ser incluidos en el procedimiento general
El número de copias que haya que hacer: ya que hay distintos tipos o modo de disposición de formularios de oficina, tales como: individuales, conjuntode formularios o formularios continuos.

Consideraciones físicas.

Papel: debe ser adecuado al propósito perseguido por él.
Tipo de letra de impresión: se debe evitar el empleo de más de un tipo de impresión o dos a lo sumo en cualquier hoja impresa.
Espacios: significa la sincronización del formulario y el medio de trascripción.
Tinta: la tinta utilizada deberá contribuir a establecer...