Los Textos Administrativos

Hay documentos indispensables que todo ciudadano alfabeto debe conocer, más aún si este es profesional. Por esta razón, daremos, grosso modo, una revisión de la estructura y uso de algunos de ellos.
No tratamos todos los documentos que se usan en el área administrativa, debido a que abundan textos y textos que reproducen varios de sus modelos.


EL MEMORÁNDUM

Es un documento breve que seusa internamente en las instituciones, con la finalidad de transmitir mensajes de acción rápida. El plural es memoranda, aunque la palabra ya está castellanizada: el memorando, los memorandos. Sin embargo, más se usa la palabra latina memorándum.
Consta de las siguientes partes:

1. La enumeración. Se anota el número correspondiente, el año calendario y las siglas de la oficina que remite.2. Datos Informativos:




A (al) : A quien se dirige

De (del) : La persona que remite

Asunto : De lo que se trata

Fecha : Día, mes y año




3. Cuerpo. Es el mensaje. A veces, el cuerpo y los datos informativos se separan con una raya.




4. Despedida. Por logeneral es atentamente.




5. Firma. Va sobre el nombre y el cargo del remitente. La firma se aclara con el título profesional o el grado académico, si lo posee.




6. Iniciales Identificatorias. Son las que van al final, con mayúsculas las de la persona que remite y con minúscula las de la secretaria, separadas con una raya oblicua.

Cuando se remite copia, se escribe: c.c.:(con copia) y se anota las dependencias a donde se dirige.
Al comienzo de la hoja se escribe el membrete de la institución, si lo tiene. Algunas instituciones usan memorandos impresos, con variada distribución de los datos informativos.



➢ Clases




Hay dos clases: simple y múltiple.

Simple, cuando se dirige a una sola persona; múltiple, cuando sedirige a dos o más personas. Para diferenciarlos únicamente se escribe: Memorándum múltiple, y se anota el nombre de las personas a quienes se dirige. En el simple solo se escribe la palabra Memorándum. Ejemplo:






[pic]


Universidad César Vallejo
Secretaría General

1. Memorándum 079-07 SG


Al: Jefe de la Oficinade Registro
2 Del: Secretaria General
Asunto: Petición de datos
Fecha: 15 de enero de 2009



Por el presente pido a usted que tenga a bien remitir a esta oficina la relación de alumnos graduados correspondientes a la promoción 2008, para culminarlos estudios estadísticos que viene realizando la Oficina de Planificación de la Universidad sobre el número de egresados de esta institución.
3
4 Atentamente,

5 Mag. Alex Espíritu ColchadoSecretario General

6 WHA/bdt






LA SOLICITUD

Es el documento por el cual una persona solicita algo que la lay y las normas le permiten alcanzar. La solicitud marca el inicio de un trámite. Algunas instituciones tienen solicitudes impresas, según los casos.
Tiene las siguientes partes:

1. La Sumilla. Es el resultado de loque se pide. Se escribe con mayúscula en la parte superior derecha.




2. El Destinatario. Es la persona a quien se dirige. Se escribe el cargo, y en renglón seguido solo las iniciales de este.







3. Los datos personales. Se anota el nombre, la razón social, la dirección y el documento de identidad del solicitante.




4. Los Considerandos. Es la fundamentación de...