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DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES.
• El numero de personas que integran este departamento depende de la capacidad del hotel y de la cantidad de reservaciones que se reciban diariamente.
• Unareservación fuera del horario de la oficina de reservación se deberá tomar en recepción ya que deberá informar cuales son las fechas cerradas (aquellas durante las cuales no se admiten reservaciones pues elhotel esta totalmente ocupado)
• Las personas encargadas de recibir las reservaciones deben estar capacitadas con idioma extranjero, aptitud para las ventas.

MATERIAL DEL TRABAJO
Para realizar unadecuado montaje de la oficina de reservación se requiere: escritorio, silla, cesto de basura, máquina de escribir, telefax, teléfono, computadora con servicio de internet, correo electrónico,engrapadora, clips, broches, perforadora, sellos de: confirmado, recibido, cancelado, comisión retenida, etc.

CONTROL DE RESERVACIONES
El sistema de control se divide en dos:
A) COMPUTARIZADO:computadora con programa de reservaciones hoteleras y archivo cronológico de reservaciones.
B) MANUAL: hoja de control de reservaciones, libreta de entradas y salidas, rack de tirillas de reservaciones,archivos cronológicos de reservaciones.

COMPUTADORA CON PROGRAMA PARA RESERVACIONES HOTELERAS
Debe incluir en el menú de opciones:
• Ingresos: reservaciones individuales, grupales, lista deintegrantes de grupo.
• Clasificación: evento, agencia o vendedor.
• Segmento del mercado de donde proceden las reservaciones.
• Comisiones a las agencias
• Cambios o modificaciones de las reservaciones.• Listas de llegadas.
• Listado de depósitos recibidos.
• Listado de reembolsos enviados.
• Estadística: análisis de la segmentación del mercado diario y de los acumulados, de origen geográficopor registro y reservación, productividad de clientes.
ARCHIVO CRONOLOGICO DE RESERVACIONES
Se debe tener siempre carpetas por cada día del año por motivo de la reservación, cancelación, cambio o...