Manejo de documentos

MANEJO DE DOCUMENTOS

JANETH CONSTANZA RAMIREZ
INSTRUCTORA

GRUPO SIN FRONTERAS
VIVIANA MENDOZA
MILENA RUA
SOLANGE BOHORQUEZ
PATRICIA MACHUCA
YENNIFER TARQUINO

CENTRO INDUSTRIAL Y DESARROLLO EMPRESARIAL
SENA
VINCULACION AL CLIENTE
ENSAYO
25 NOVIEMBRE DE 2010
MANEJO DE DOCUMENTOS

Documentos
Es toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte materialque sirvan para comprobar o acreditar algo. Abarca tanto la información contenida en el documento en si, como las diferentes formas que estos podrían tener tales como los documentos escritos, los discos duros de computador, disquetes, CD, cintas de video, audio y afiches, entre otros.

Manejo De Documentos

Los documentos se encuentran presentes en todos los aspectos de la empresa, elsaber manejar documentos puede trasformar la manera como se completa un trabajo en las oficinas y a lo largo de una empresa, el buen manejo de documentos es la mejor contribución a la nueva conversación que tienen los nuevos negocios sobre un alto desempeño.

Algunos documentos son:

OFICIO
Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre las institucionesestatales y particulares.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.

Su finalidad
Informar
Invitar
Pedir
Remitir

Área de Difusión
El oficio sedefine en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institución; y Nivel Interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos.
A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una entidad o institución.

Facultad para Firmar Oficios
Los oficios decirculación externa, son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace sus reces. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución, abandonando asuntos específicos del trabajo, los que dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la referente autoridad.
Losoficios de circulación interna, confirmados por quien desempeñan cargos directivos en la institución.
MEMORANDO
(Memorando = Cosa que debe tenerse en memoria)
Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta.
Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes delestado y en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo.
Se utiliza en todos los niveles o escalones de la administración.
Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el área de difusión de estos documentos: emplean el oficio para su comunicación externa y el memorando para sucomunicación interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo.

Como se utiliza:
El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde dentro de una institución o empresa.
Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa, al margen de su nivel o jerarquía, por la aplicación de losprincipios de simplificación administrativa y racionalización de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel.

Facultad para firmar memorandos

La tienen todos los servidores o miembros de una institución o empresa, sin distinción alguna.

Clases
Diferenciamos...