Manual de archivo
Páginas: 7 (1748 palabras)
Publicado: 14 de septiembre de 2010
Agencia de Promoción de la Inversión Privada
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS
PARA LA GESTIÓN DOCUMENTARIA DE LA
DIRECCIÓN DE ASUNTOS TÉCNICOS
AGOSTO 2010
1. INTRODUCCIÓN
El Manual de Procedimientos Internos para la Gestión Documentaria de la Dirección de Asuntos Técnicos es un instrumento que ha sido elaborado teniendo en consideración los siguientes criterios:
oPrincipio de Procedencia
o Custodia de documentos
o Ubicación de la documentación
o Conservación o expurgo
Este manual se presenta con la finalidad de servir de apoyo y orientación para la aplicación de procedimientos archivísticos en la Dirección de asuntos Técnicos. Su cumplimiento permitirá mantener estandarizada y organizada toda la información generada.
2. OBJETIVOEstandarizar los procesos archivísticos en la organización de los documentos de gestión de la Dirección de Asuntos Técnicos de PROINVERSIÓN, los mismos que cumplen dos funciones, la de servir como sustento para el Informe Previo de las auditorias de la Contraloría General de la República y la elaboración del Libro Blanco de cada proyecto culminado.
3. FINALIDAD
o Estandarizar laorganización de los documentos de archivo en la etapa de gestión para que, de esta manera, todos puedan entenderla y manejarla.
o Permitir la transferencia, eliminación o conservación ordenada de los documentos, por series documentales para los fines señalados anteriormente.
4. ALCANCE
El presente Manual de Procedimientos Internos para la Gestión Documentaria de la Dirección de AsuntosTécnico es de aplicación para todos los proyectos a cargo de PROINVERSIÓN.
5. BASES LEGALES:
o Resolución de Contraloría N° 052-2010-CG, que estableció el “Reglamento para la Emisión del Informe Previo sobre las Operaciones de Endeudamiento y Garantías del Estado”.
o Resolución de la Dirección Ejecutiva Nº 42-2010, que define al Libro Blanco como un documento de gestión de un procesoque ofrece una descripción resumida de las principales acciones ejecutadas y los acontecimientos más relevantes, aprobados en su oportunidad por el Comité de PROINVERSIÓN.
o Manual de Procedimientos Archivísticos del Archivo General de la Nación (AGN)
6. DEFINICIONES:
o Archivo: conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por personasnaturales o jurídicas, públicas y privadas, al servicio de la gestión pública administrativa, la investigación y la cultura.
o Fondo documental: conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en el desarrollo de sus funciones o actividades.
o Sección documental: es la primera división que ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden originalse organizan conforme a la estructura orgánica o por la función del organismo, en este caso sería la DAT.
o Subsecciones documentales: son las áreas y departamentos que dependen de una división o de una dirección, este caso, son las Jefaturas de Proyectos que forman parte de la DAT.
o Series documentales: conjunto ordenado de los expedientes o unidades documentales que se producen demanera continua como resultado de una misma actividad o función específica, en este caso, son los Proyectos que se están llevando a cabo dentro de las Jefaturas de Proyectos.
o El expediente: es la unidad documental formada por un conjunto de documentos generados, orgánicamente y funcionalmente, por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto, y cuyo conjunto forma una serie, eneste caso, en el rotulo del expediente es necesario anotar el nombre del fondo, la sección, la serie y el del propio expediente, así como sus fechas extremas.
o Documento: desde el punto de vista archivístico, el documento nace como producto natural de la actividad administrativa de una entidad, se constituye en pieza única de testimonio e información y que puede ser utilizada como prueba o...
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS
PARA LA GESTIÓN DOCUMENTARIA DE LA
DIRECCIÓN DE ASUNTOS TÉCNICOS
AGOSTO 2010
1. INTRODUCCIÓN
El Manual de Procedimientos Internos para la Gestión Documentaria de la Dirección de Asuntos Técnicos es un instrumento que ha sido elaborado teniendo en consideración los siguientes criterios:
oPrincipio de Procedencia
o Custodia de documentos
o Ubicación de la documentación
o Conservación o expurgo
Este manual se presenta con la finalidad de servir de apoyo y orientación para la aplicación de procedimientos archivísticos en la Dirección de asuntos Técnicos. Su cumplimiento permitirá mantener estandarizada y organizada toda la información generada.
2. OBJETIVOEstandarizar los procesos archivísticos en la organización de los documentos de gestión de la Dirección de Asuntos Técnicos de PROINVERSIÓN, los mismos que cumplen dos funciones, la de servir como sustento para el Informe Previo de las auditorias de la Contraloría General de la República y la elaboración del Libro Blanco de cada proyecto culminado.
3. FINALIDAD
o Estandarizar laorganización de los documentos de archivo en la etapa de gestión para que, de esta manera, todos puedan entenderla y manejarla.
o Permitir la transferencia, eliminación o conservación ordenada de los documentos, por series documentales para los fines señalados anteriormente.
4. ALCANCE
El presente Manual de Procedimientos Internos para la Gestión Documentaria de la Dirección de AsuntosTécnico es de aplicación para todos los proyectos a cargo de PROINVERSIÓN.
5. BASES LEGALES:
o Resolución de Contraloría N° 052-2010-CG, que estableció el “Reglamento para la Emisión del Informe Previo sobre las Operaciones de Endeudamiento y Garantías del Estado”.
o Resolución de la Dirección Ejecutiva Nº 42-2010, que define al Libro Blanco como un documento de gestión de un procesoque ofrece una descripción resumida de las principales acciones ejecutadas y los acontecimientos más relevantes, aprobados en su oportunidad por el Comité de PROINVERSIÓN.
o Manual de Procedimientos Archivísticos del Archivo General de la Nación (AGN)
6. DEFINICIONES:
o Archivo: conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por personasnaturales o jurídicas, públicas y privadas, al servicio de la gestión pública administrativa, la investigación y la cultura.
o Fondo documental: conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en el desarrollo de sus funciones o actividades.
o Sección documental: es la primera división que ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden originalse organizan conforme a la estructura orgánica o por la función del organismo, en este caso sería la DAT.
o Subsecciones documentales: son las áreas y departamentos que dependen de una división o de una dirección, este caso, son las Jefaturas de Proyectos que forman parte de la DAT.
o Series documentales: conjunto ordenado de los expedientes o unidades documentales que se producen demanera continua como resultado de una misma actividad o función específica, en este caso, son los Proyectos que se están llevando a cabo dentro de las Jefaturas de Proyectos.
o El expediente: es la unidad documental formada por un conjunto de documentos generados, orgánicamente y funcionalmente, por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto, y cuyo conjunto forma una serie, eneste caso, en el rotulo del expediente es necesario anotar el nombre del fondo, la sección, la serie y el del propio expediente, así como sus fechas extremas.
o Documento: desde el punto de vista archivístico, el documento nace como producto natural de la actividad administrativa de una entidad, se constituye en pieza única de testimonio e información y que puede ser utilizada como prueba o...
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