MANUAL DE COMPRAS
Páginas: 11 (2623 palabras)
Publicado: 27 de mayo de 2013
1. OBJETIVO
Describir el procedimiento para adquisición de bienes y servicios que requiere Coopcentral, establecer las directrices y actividades que deban adelantarse para llevar a cabo dicho proceso y definir los criterios a seguir para la selección, evaluación y reevaluación de los proveedores.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las oficinas o áreas que requieranrealizar una compra, superior a 2 smmlv; inicia con la solicitud de compra y culmina con la reevaluación del proveedor.
No aplica para las compras realizadas por caja menor, compra de bienes inmuebles, contratación de servicios profesionales ni capacitaciones.
En relación con la contratación de seguros, el trámite será establecido por el Presidente Ejecutivo, sin que sea necesario aplicar elprocedimiento previsto en el presente documento.
Las compras menores (< 2 smmlv) no requieren formalidades y las diferentes a las realizadas por caja menor pero deben estar autorizadas por el Vicepresidente Jurídico y Administrativo y/o el Director Administrativo.. La Profesional de Compras , quien llevará un registros de éestas y presentará trimestralmente .el informe correspondiente, conformelo establecido en el presente documento.
3. DEFINICIONES
Productos amigables con el Medio Ambiente:
Son los productos que tienen un sello de compromiso ambiental, lo cual identifica que el productor está comprometido con el medio ambiente. Entre los sellos se encuentra el TCF y FSC, entre otros. Se recomienda ver el anexo Guía Ecológica de Compras.
En el caso especifico de servicios,dentro de la orden de compra o contrato, se estipulará una cláausula ambiental.
Requisición
Solicitud presentada por el Presidente, los Vicepresidentes, Gerentes, Directores y/o Jefes de área, en donde se expresa las necesidades de bienes o servicios.
Plan de Compras
Documento donde se establece la proyección de compras, teniendo en cuenta el histórico y las necesidades presentadas porlas oficinas y/o áreas; para determinar bandas y periodicidad de las compras, las cuales pueden ser trimestrales, anuales etc.
El plan de compras hace parte del presupuesto, el cual es aprobado por el Consejo de Administración. El primer plan de compras entrará en vigencia a partir del año 2010.
Comité de Compras
Es el organismo encargado de aprobar el listado de proveedores y adoptar elPlan de Compras a incluir en el presupuesto. En las compras especiales, aprueba montos superiores a 10 smmlv y menores o iguales a 1002000 smmlv; está conformado por el Presidente o su delegado, el Vicepresidente Jurídico Administrativo y la Asistente de Vicepresidencia Jurídica Administrativa.
En caso de ausencia de uno de los miembros del comité se podrá sesionar con los otros dosintegrantes.
Compra Programada
Adquisición de un bien o servicio, el cual hace parte del desarrollo de las actividades propias de la Entidad; obedece a variables que permiten determinar su consumo para un determinado periodo. Están definidas en el Plan de Compras
Compra Especial
Adquisición de un bien o servicio necesario para el desarrollo de la actividad de Coopcentral y que no obedece avariables que permitan determinar el consumo, o corresponden a eventos extraordinarios que no hayan podido preverse y que como tal no se encuentran presupuestadas..
Bandas de Consumo
Son los límites establecidos en cantidades, para cada uno de los elementos que hacen parte de las compras programadas y están incluidos en el Plan de Compras.
Orden de Compra
Documento por el cual se formaliza elacuerdo de voluntades para compras de bienes o contratación de servicios hasta 20 smmlv. De manera excepcional en atención a la naturaleza de los bienes o a la contratación del servicio se elaborará contrato. Este documento contiene las condiciones de la contratación, objeto, valor, tiempo de entrega y demás detalles.
Contrato
Documento por el cual se formaliza el acuerdo de voluntades para...
Describir el procedimiento para adquisición de bienes y servicios que requiere Coopcentral, establecer las directrices y actividades que deban adelantarse para llevar a cabo dicho proceso y definir los criterios a seguir para la selección, evaluación y reevaluación de los proveedores.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las oficinas o áreas que requieranrealizar una compra, superior a 2 smmlv; inicia con la solicitud de compra y culmina con la reevaluación del proveedor.
No aplica para las compras realizadas por caja menor, compra de bienes inmuebles, contratación de servicios profesionales ni capacitaciones.
En relación con la contratación de seguros, el trámite será establecido por el Presidente Ejecutivo, sin que sea necesario aplicar elprocedimiento previsto en el presente documento.
Las compras menores (< 2 smmlv) no requieren formalidades y las diferentes a las realizadas por caja menor pero deben estar autorizadas por el Vicepresidente Jurídico y Administrativo y/o el Director Administrativo.. La Profesional de Compras , quien llevará un registros de éestas y presentará trimestralmente .el informe correspondiente, conformelo establecido en el presente documento.
3. DEFINICIONES
Productos amigables con el Medio Ambiente:
Son los productos que tienen un sello de compromiso ambiental, lo cual identifica que el productor está comprometido con el medio ambiente. Entre los sellos se encuentra el TCF y FSC, entre otros. Se recomienda ver el anexo Guía Ecológica de Compras.
En el caso especifico de servicios,dentro de la orden de compra o contrato, se estipulará una cláausula ambiental.
Requisición
Solicitud presentada por el Presidente, los Vicepresidentes, Gerentes, Directores y/o Jefes de área, en donde se expresa las necesidades de bienes o servicios.
Plan de Compras
Documento donde se establece la proyección de compras, teniendo en cuenta el histórico y las necesidades presentadas porlas oficinas y/o áreas; para determinar bandas y periodicidad de las compras, las cuales pueden ser trimestrales, anuales etc.
El plan de compras hace parte del presupuesto, el cual es aprobado por el Consejo de Administración. El primer plan de compras entrará en vigencia a partir del año 2010.
Comité de Compras
Es el organismo encargado de aprobar el listado de proveedores y adoptar elPlan de Compras a incluir en el presupuesto. En las compras especiales, aprueba montos superiores a 10 smmlv y menores o iguales a 1002000 smmlv; está conformado por el Presidente o su delegado, el Vicepresidente Jurídico Administrativo y la Asistente de Vicepresidencia Jurídica Administrativa.
En caso de ausencia de uno de los miembros del comité se podrá sesionar con los otros dosintegrantes.
Compra Programada
Adquisición de un bien o servicio, el cual hace parte del desarrollo de las actividades propias de la Entidad; obedece a variables que permiten determinar su consumo para un determinado periodo. Están definidas en el Plan de Compras
Compra Especial
Adquisición de un bien o servicio necesario para el desarrollo de la actividad de Coopcentral y que no obedece avariables que permitan determinar el consumo, o corresponden a eventos extraordinarios que no hayan podido preverse y que como tal no se encuentran presupuestadas..
Bandas de Consumo
Son los límites establecidos en cantidades, para cada uno de los elementos que hacen parte de las compras programadas y están incluidos en el Plan de Compras.
Orden de Compra
Documento por el cual se formaliza elacuerdo de voluntades para compras de bienes o contratación de servicios hasta 20 smmlv. De manera excepcional en atención a la naturaleza de los bienes o a la contratación del servicio se elaborará contrato. Este documento contiene las condiciones de la contratación, objeto, valor, tiempo de entrega y demás detalles.
Contrato
Documento por el cual se formaliza el acuerdo de voluntades para...
Leer documento completo
Regístrate para leer el documento completo.