Manual De Compras

Integración del manual de Compras
El manual de Compras estará integrado por los capítulos siguientes:
a) Introducción.
b) Contenido.
c) Índice.
d) Organización.
e) Políticas.
f) Procedimientos.
g) Instrucciones técnicas.
h) Circulares y/o boletines

Introducción
En esta sección se incluye una breve descripción de la importancia de contar con el manual para lograr eldesarrollo de las actividades debidamente encuadradas, así como contar con una guía escrita que cubra los aspectos de organización y operación de compras.
Contenido
Se refiere a la división del manual en sus diversos capítulos, con una alocución de lo que consistirá cada uno y los aspectos que comprenderá.
En este capítulo se incluirán también instrucciones técnicas relativas al manejo del manualen cuanto a codificaciones que identifiquen en las publicaciones la forma de substituir hojas intercambiables, etc., además del formato o secuencia adoptado para la elaboración de las publicaciones. El orden o formato que deberá contener cada publicación será:
• Antecedentes o referencia.
• Objetivo.
• Áreas afectadas de compras.
• Definición de términos.
• Resumen.
• Responsabilidad delas áreas afectadas.
• Desarrollo o trámite.
• Anexos.

En algunos casos por la índole de la información a publicar no será posible apegarse a este orden, pero en términos generales las publicaciones atenderán esta secuencia como medida de información para conseguir la uniformidad.
El manual estará presentado en carpetas, así como por sistema de hojas sustituibles o intercambiables y conseparadores de fácil identificación.
Índice
Es conveniente establecer un índice, ya sea formado de acuerdo a la materia objeto de la publicación, por numeración progresiva general o por numeración particular. La ventaja del índice permite una rápida localización de la publicación deseada.

Organización
Esta sección comprende toda información relativa a los lineamientos integrantes de lamisma, tales como: cuadros de organización (general y en particular de la gerencia), descripción de funciones, listas de obligaciones, etc., con los cuales se asignan por escrito los deberes, responsabilidades y autoridad, correspondientes a todos los individuos componentes de la gerencia.
Personal del departamento de compras
Descripción del puesto
I.Nombre: Gerente de compras
II. Área:Compras
III. Posición en la estructura
1. Jefe inmediato: Director administrativo
2. Subordinados directos: Comprador
Secretaria
Analista de proveedores
Asistente administrativo
IV. Función básica:
Es responsable de procurar y adquirir oportunamente a nombre de la empresa, los mejores términos de precio, calidad y servicio, los materiales, equipo y refacciones necesarias, para laoperación de la empresa de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos y mantener una coordinación armoniosa de todos los miembros del departamento para llevar a cabo el logro de los objetivos propuestos, en forma integral.
V. Funciones específicas:
1. Evaluar, en coordinación con el departamento de Personal, la eficiencia de todos los miembros del departamento para corregir faltasactuales y posteriores así como para promover al personal que lo amerite.
2. Cotizar y seleccionar proveedores para artículos A que se mantienen en stock y para pedidos especiales que se encuentren dentro de la clasificación de grupos importantes.
3. Anotar en las requisiciones, las tres cotizaciones efectuadas o cuando el proveedor es único, la cotización.
4. Firmar todos los pedidos.
5.Activar todos aquellos pedidos cuya fecha de embarque esté
vencida. (De grupos importantes y artículos A.)
6. Comunicarse con la unidad o con el sub-gerente general, de acuerdo a la política establecida, sobre modificaciones que hagan los proveedores en relación con la negociación inicial de todos los pedidos.
7. Hacer la calificación, en base a la experiencia de aquellos pedidos fincados por...