manual de funciones

MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Preparado por: 
JAILER AMAYA CORREA
Ingeniería Petrobras DPSU - Colombia
Ingeniero de Petróleos (U. Nal)
Especialista en Alta Gerencia (U. Andes)
Especialista Administración Pública (ESAP)
Evaluación de Proyectos (Eafit)

1. INTRODUCCIÓN
A pesar de la importancia de la salud financiera de una empresa, también se le debe reconocer la
granimportancia que tiene en la organización de una empresa tener al día una serie de
documentos que enmarcan las actividades diarias de la compañía en sus procesos productivos.
Estos documentos tienen diferentes nombres e incluso algunos son reunidos en uno solo. Tales
documentos reúnen normas internas, procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los
que todos los empleados debentener conocimiento. 
Estos documentos permiten que una compañía pueda evolucionar independientemente de que sus
dueños o accionistas principales estén encima de la compañía permanentemente. Con la
implementación de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados, solo se
requiere hacer un control de gestión básico para hacerle el seguimiento a una compañía e ir
haciendo loscorrespondientes correctivos para que los normales procesos producción de la
compañía no se detengan y toda la empresa se mantenga en  sintonía.
Se debe ser consiente que lo mas difícil no solo es montar una empresa en una franja del mercado
en momento oportuno, sino también mantenerla en el mercado y que trascienda en el tiempo. Esto
último es una ardua tarea y que requiere el mayor detodos los esfuerzos de la organización. Para
mantener una empresa ya constituida en un mercado que aparentemente puede ser a largo plazo,
se debe preparar para que esta pueda ser autónoma y que toda la organización se pueda
acostumbrar a los continuos cambios que se le avecinen. 
 
El presente documento incluye una breve explicación de la aplicación de los diferentes manuales,documentos y formatos requeridos para la organización adecuada de una empresa, lo cual puede
representar una base para la preparación de algunos de ellos.
Durante la redacción de este documento me tomé el atrevimiento de hacer algunas reflexiones y
recomendaciones, fruto de mis experiencias en empresas productivas de origen estatal y de capital
privado, como también de mis estudios en la materia,pero no pretende de ninguna manera
describir un único método para unos problemas ya bien conocidos en la industria como son las
constantes esperas para la aprobación de compras, contratos, negociaciones, la lenta circulación
de la información, interminables reuniones o ausencia de las mismas, bajo diálogo interno,
desconocimiento de actividades importantes al interior de la empresa, bajaintegración entre
secciones, escaso trabajo en equipo, rivalidades entre empleados y secciones, y tantas otras
distorsiones que terminan en pérdidas de tiempo y desaprovechamiento de importantes
oportunidades. Estas reflexiones solo buscan recalcar la importancia de la implementación de
dichos documentos, procesos y normas que en últimas se ve reflejado en la reducción del tiempo
ocioso,optimización de los procesos administrativos, mejorar la interacción entre los diferentes
equipos de trabajo de la empresa, obteniendo finalmente una reducción de costos, mejoramiento
en la capacidad de reacción de la empresa ante el mercado, una estructura organizacional mas
ágil, entre otros tantos beneficios mas. 
Si bien es cierto que la redacción y la implementación de estos documentosconsume bastante
tiempo y dinero, también se debe reconocer que se hace imperativo en una empresa que se
encuentre en crecimiento y que ya lleva un trayecto recorrido en el tiempo como para tener su
reconocimiento en el medio. En muchas ocasiones los costos de la organización de la empresa
finalmente se ven compensados en el balance cuando los tiempos se disminuyen, los procesos se...