Manual De Inventario-Almacen

MANUAL DE INVENTARIO Y ALMACEN

ADMINISTRACION DE ALMACEN

OBJETIVOS GENERALES

Dentro de una empresa del giro de la construcción, el almacén es el departamento responsable de surtir los pedidos hechos por el departamento de producción, de solicitar al departamento de compras materiales cuando estos llegan a su punto mínimo; y recibir, verificar, almacenar y salvaguardar los materiales queposteriormente serán utilizados en producción. También deberá mantener registros de control de los activos fijos que salen a obra y entran nuevamente a almacén central y oficina central. (Herramientas, vehículos, etc.)

OBJETIVOS ESPECIFICOS

▪ Surtir en tiempo los pedidos de materiales enviados por el departamento de producción, previamente autorizados.
▪ Procurar evitar la falta dematerial solicitando al departamento de compras nuevos pedidos cuando los materiales lleguen a su punto de stock mínimo.
▪ Mantener registros actualizados de las unidades en existencia de los materiales y activos fijos.
▪ Mantener registros de documentos de salidas y entradas de activos fijos.
▪ Salvaguardar los materiales y activos fijos recibidos en los almacenes para así evitarrobos o extravíos, exposición a factores ambientales y deterioros en general.

FUNCIONES GENERALES DEL ADMINISTRADOR DE ALMACEN

- Mantener un adecuado sistema de recepción y control en el ingreso y salida de los materiales y activos fijos.
- Registrar el ingreso y salida de los productos manualmente y en computadora.
- Facilitar un buen y lógico ordenamiento en lo referido ala ubicación física de todos los artículos, en cuanto a niveles, pasillos, repisas, utilización de espacios en general.
- Definir la capacidad real de almacenamiento del almacén o de los almacenes bajo su responsabilidad. (Espacios útiles reales.)
- Definir las diferentes posiciones y ubicación de almacenamiento para artículos comprados o fabricados, en lo referido a su volumen y peso.
-Definir ubicaciones privilegiadas para aquellos materiales que son requeridos para la producción y/o que tengan mayor rotación de salida.
- En el caso de ser más de un almacén, su misión es seleccionar los artículos que se almacenarán en cada uno de ellos.
- Generar en forma simultánea los requerimientos de reabastecimiento en función de la rotación de cada uno de los materiales para noproducir un quiebre de stock.
- Definición de niveles de stock: crítico, nivel mínimo y máximo de los productos.
- Informar oportunamente y con frecuencia sobre el estado de los activos fijos bajo su custodia para la elaboración de un proceso de reparación y mantenimiento de los bienes de la empresa.
- Cumplimiento a los diferentes planes de seguridad, contra incendio, antirrobo,evacuación e higiene del o los almacenes a su cargo.
- Informar oportunamente y con frecuencia sobre el estado de la infraestructura de los almacenes para realizar el plan de mantenimiento de la o las infraestructuras de los almacenes.
- Diseñar la forma de interrelación con las demás áreas de la empresa.
- Ejecutar la toma y procesamiento de inventario junto a otro encargadodesignado por Gerencia.
- Efectuar la baja de materiales previo informe y autorización de Gerencia.
- Realizar ajustes de inventario previo informe y autorización de Gerencia.
- Despachar los materiales a los centros de costos previo visto bueno del pedido interno que autoriza el despacho.
- Contar con documentos de respaldo de la salida y entrada de todo activo fijo que esté bajo suresponsabilidad.
- Normalmente el almacén se divide en secciones, subsecciones y depósitos. El administrador debe mantener etiquetas de los depósitos que indican la cantidad y ubicación de cada artículo en el almacén. La ubicación, grado de control que se ejerce y asignación de espacio a los artículos especificados, dependen de sus características, como por ejemplo, frecuencia de uso,...