Manual de procedimientos

TEORÍA ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un manual de procedimientos es un documento en el cual se describen las actividades que se realizarán en la empresa de manera detallada, Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de lasactividades dentro de la empresa, la creación de manuales de procedimientos en una empresa facilita las labores de auditoría así como también   la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

Este tipo de manuales nos permite llevar el control interno de la empresa,   así como auxiliar para laimplementación de procesos, interviene en consulta con todo el personal, también facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación, ayuda también a mejorar la eficiencia de los empleados indicándoles que hacer y cómo hacerlo así como también que no hacer, ayuda a la coordinación de actividades en la empresa así como también ayuda a construir una base para el análisisposterior del trabajo realizado, el mejoramiento de los sistemas, los procedimientos y los métodos utilizados.

La conformación del manual debe de contener lo siguiente:
1. Identificación
2. Índice o contenido
3. Introducción
4. Objetivos de los procedimientos
5. Áreas de aplicación
6. Responsables (son las personas que intervienen directamente en las fases del manual)
7. Políticas
8.Concepto
9. Procedimiento (o sea la descripción de las operaciones que se realizaran)
10. Formulario de impresos
11. Diagramas de flujo
12. Glosario de términos
13. Responsables
14. Glosario de términos

Una vez que se cuenta con toda la información del manual se procederá a integrarlo; para tal actividad se requiere convocar a todos los partícipes de la presentación del manual, pararevisión del contenido y presentación de cada apartado, así como también se debe de crear un informe, luego se debe de presentar el manual para la aprobación del mismo, en pocas palabras es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.
O sea contiene una descripción precisa de cómo debendesarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. 


Los Manuales de procedimientos tienen como objetivo principal:
1.- Determinar las actividades que se deben realizar dentro de la Empresa para la consecución de los Objetivos para los cuales fue creada y a su vez detectar cuales serequieren implementar, modificar o desechar tomando como base de análisis las actividades de los puestos creados para la consecución de dicho objetivo
2.- Definir si es que no existe la estructura organizacional de la empresa de acuerdo a los puestos existentes y/o en su caso validar la importancia estructural del puesto para definir de manera eficiente la reestructura organizacional pertinente afin de mejorar la productividad y reducir cargas financieras para la Empresa.
3.- Validar de acuerdo a las actividades realizadas por el personal si el puesto justifica su existencia dentro de la estructura organizacional, si está correctamente definido en cuanto a cargas de trabajo (número de plazas), especialización y responsabilidad.
4.- Mejorar la productividad de la Empresa mediante elanálisis de la forma en que se realizan las operaciones (tareas o autorizaciones), tiempos y movimientos, necesidades de capacitación o desarrollo de habilidades, buscando en todo momento eficientar o modificar las actividades del puesto para la consecución de mejorar la productividad.
5.- Tener una guía para la inducción de nuevo personal al puesto en cuanto a las obligaciones y actividades a...