MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa. Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas queintervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente alfuncionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:
Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.
Auxilian en la inducción al puesto.Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.
Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de lainformación.
Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.
Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.
Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.
Son guías del trabajo a ejecutar.
Elaboración del Manual de Procedimientos
Para elaborar un manual deprocedimientos hay que seguir los siguientes pasos:
1. Definir el contenido:
Introducción.
Objetivos.
Áreas de aplicación.
Responsables.
Políticas.
Descripción de las operaciones.
Formatos.
Diagramas de flujo.
Terminología.
2. Recopilación de información.
3. Estudio preliminar de las áreas.
4. Elaboración de inventario de procedimientos.
5. Integración de la información.
6. Análisis de lainformación.
7. Graficar los procedimientos.
8. Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.
9. Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.

Las fuentes de información más comunes son:
Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.

Los métodos para compilar la información son:
Encuestas.
Investigacióndocumental.
Observación directa.

Identificación:
La presentación es muy importante, para lo cual este documento debe
incorporar la siguiente información hay que considerar:
a) Logotipo.
b) Nombre de la empresa.
c) Lugar y fecha de elaboración.
d) Responsables de la revisión y autorización.
e) Índice con la relación de capítulos que forman el manual.
f) Carátula, portada, índicegeneral, introducción, parte sustancial del manual, diagramas y anexos.
g) Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión y actualización en tamaño carta u oficio.
h) Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas.
i) Utilizar separadores de divisiones para los capítulos y secciones del manual.

Revisión, aprobación, distribución e implantación
Una vez concluidoel documento tiene que ser revisado para verificar que la información esté completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.

El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su impresión, difusión y distribución con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo. Para implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado de realizar las actividades....