Manual de Procesos

OBJETO

Gestionar eficientemente todos los aspectos relacionados con las cuentas por pagar, estandarizando los procesos involucrados y generando mecanismos de control que permitan la operatividadde esta actividad con un máximo de seguridad..

RESPONSABLES
DENOMINACIÓN DEL CARGO TIPO DE RESPONSABILIDAD
• Analista Administrativo
• Administrador
• Gerente • Operativa
• Supervisión de losprocesos.
• Autorización

REGISTROS
DENOMINACIÓN DEL REGISTRO TIPO CÓD.
• SAINT modulo administrativo
• Sistema de registro de gestión de C x P
• Reporte mensual de vencimientos C x P• Sistema administrativo.
• Archivo de datos en formato Excel
• Formulario Impreso





TIPOS DE REGISTROS

FORMATOS: Son aquellos que son generados manualmente o por medio dealguna herramienta computarizada como Word, Excel, entre otras. Estos formatos se pueden visualizar en el Manual de Formas .


REVISADO: GERENCIA GENERAL APROBADO: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIONFirma y Fecha









Firma y Fecha




FLUJOGRAMA













































ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN1


Analista Administrativo
INICIO

IDENTIFICACION E IMPRESIÓN DE REPORTE DE VENCIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR
Este procedimiento comienza los 5 primeros días del mes. El asistenteadministrativo abre el modulo cuentas por Pagar del sistema SAINT ENTERPRISE tal y como se indica en el siguiente vinculo: IMPRESIÓN DE VENCIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR.
Luego de imprimir el reportede Vencimientos, el analista administrativo registra en el Sistema de Control de Gestión la fecha y la hora de elaboración e imprime la nota de entrega, luego procede a entregar el documento alAdministrador, exigiéndole la firma en la nota de entrega. Posteriormente el analista administrativo debe archivar esta nota de entrega en la carpeta respectiva.


Administrador
ANALISIS DE...