MANUAL DOCUMENTOS COMERCIALES Y ASIENTOS CONTABLES 1

MANUAL DOCUMENTOS
COMERCIALES
SOPORTES DE LOS REGISTROS CONTABLES
INSTRUCTOR ANGELICA HERNANDEZ

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TECNOLOGIA CONTABILIDAD Y FINANZAS
SENA CLEM - TULUA

DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizadasy las disposiciones de la ley.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo
siguiente:
* En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada
operación, o sea sus derechos y obligaciones.
* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de
comercio
* Constituyentambién el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
* Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad.
El código de comercio expresa la obligación de utilizar documentos comerciales, a continuación
algunos de los artículos que contiene el código de comercio:
ARTÍCULO 50. CONTABILIDAD –REQUISITOS. La contabilidad solamente podrá llevarse en
idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre
una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las
reglamentaciones que expida el gobierno.
ARTÍCULO 51. COMPROBANTES Y CORRESPONDENCIA - PARTE DE LA CONTABILIDAD.
Harán parte integrante de la contabilidadtodos los comprobantes que sirvan de respaldo a las
partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los
negocios.
ARTÍCULO 53. ASIENTO DE LAS OPERACIONES MERCANTILES - COMPROBANTE DE
CONTABILIDAD - CONCEPTO. En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones
mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante,haciendo referencia
a los comprobantes de contabilidad que las respalden.
El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de
cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la
operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los
documentos que lo justifiquen.TECNOLOGIA CONTABILIDAD Y FINANZAS
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ARTÍCULO 54. OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL. El
comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por
cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la
correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación dela fecha
de contestación o de no haberse dado respuesta.
ARTÍCULO 55. OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LOS COMPROBANTES DE LOS
ASIENTOS CONTABLES. El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de
los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar
su exactitud.

SOPORTES DE LOS REGISTROS CONTABLES
Documentos técnicamente elaboradospara formalizar las transacciones comerciales que a diario
realiza la empresa. La correcta información que en ellos se consigue facilita la labor de registro.
Características básicas
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Al momento de hacer uso de un documento es indispensable establecer si contiene toda la
información requerida y así poder dar cumplimiento con la función para la cual fue diseñado.

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Debe ser diligenciado de formaclara y precisa.

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Debe contener el número apropiado de copias.

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Por regla general deben estar con numeración consecutiva (facilita el control adecuado de la
información)

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En lo posible, se recomienda incluir en ellos espacios que permitan registrar el nombre y la
firma de quien lo emite, contabiliza, autoriza y aprueba para establecer responsabilidades.

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Debe contener la información...