Manual Procedimiento Despacho

OBJETIVO:

Proporcionar una herramienta que regule y controle las actividades preparatorias del despacho, y la salida de la mercancía, materiales y productos en diversificación que comercializa la empresa, desde los Centros de Distribución (CDL) hacia clientes al detal y clientes de la región del país que corresponda, así como las transferencias entre los distintos CDL.

ALCANCE:RESPONSABLES:

 Gerencia de Almacenes y Logística
 Gerencia Nacional de Ventas: Administración Nacional de Ventas
 Gerencia Centro de Distribución CDL: Administración de Ventas. Encargaduría Almacén. Administración Financiera

NORMAS:

 El Encargado de Almacén CDL y el personal a su cargo son responsables de la salida de la mercancía; y de la preparación y ejecución de los pedidos al detal,hacia clientes de la Región que corresponde y hacia los otros Centros de Distribución (CDL) de la empresa.
 El Coordinador de Despacho de Almacén Principal en la sede principal, así como el Encargado de Almacén y el Administrador Financiero en cada Centro de Distribución (CDL) son responsables del resguardo de la mercancía.
 Administración Financiera en los Centros de Distribución (CDL). esresponsable de la planificación, distribución y uso diario de la flota de vehículos, de acuerdo a facturas recibidas y pedidos preparados.
 La Gerencia de Almacenes y Logística cuando procedan transferencias de mercancias, materiales y productos en diversificación entre los CDL, actuará como enlace o depositario temporal hasta que sean enviados a su destino final.
 Todo despacho de mercancíadebe estar respaldado por la facturación correspondiente; y tener el conforme de la Gerencia de Almacenes y Logística en el Almacén Principal, y de Administración Financiera en los Centros de Distribución (CDL).
 Durante la carga de la mercancía en la unidad de transporte no se permitirá el tránsito de personas dentro del área donde se encuentra estacionada.
 Durante la carga y descarga de lamercancía el vehículo debe permanecer apagado.
 El acceso al almacén está reservado estrictamente al personal del área.
 La contratación de servicios de transporte externo debe estar autorizada por la Gerencia de Almacenes y Logística y la Dirección de la empresa.
 Los demás procesos y actividades que se generen en el área de Almacenes deben estar respaldados por los formularios y soportesexistentes, y los que se creen y establezcan en el futuro.
 Las labores que se cumplen en esta materia de despacho de mercancía y en todas las demás áreas funcionales de la empresa deben desenvolverse dentro del marco del Programa de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, contemplado en la vigente Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT).PROCEDIMIENTOS:

Cubren las siguientes partes que se exponen a continuación, de acuerdo al Objetivo:

A. Abastecimiento de Almacén
Corresponde al abastecimiento previo de los anaqueles con láminas, o de otros espacios de almacenamiento destinados para materiales o productos en diversificación.

1) El Encargado de Almacén indica al operador de Montacargas, trasladar la caja que se abrirá hacia elanaquel que ha determinado, de acuerdo a codificación del producto o “hablador” que lo identifica.
2) El operador de Montacargas traslada la caja desde su área de almacenamiento hasta el pasillo correspondiente, y coloca enfrente del anaquel a abastecer.
3) El Encargado de Almacén asigna dos (2) ayudantes por caja para abrirla y les ordena iniciar la extracción de las láminas, en presencia de un(1) Gerente de la empresa o personal autorizado.
4) El ayudante de almacén realiza conteo de las láminas, organiza lotes de diez (10) unidades y coloca papel adhesivo de separación en los extremos, hasta terminar el contenido de la caja.
5) El ayudante de almacén, utilizando Guía de despacho y formato “Transferencia Stock”, coloca los lotes de láminas en el anaquel correspondiente.
6) El...