Manual Procedimientos Bodega Municipal

MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
BODEGA CENTRAL

PROCEDIMIENTO

VERSIÓN

PROPIETARIO

FECHA

RECEPCIÓN Y SALIDA DE
MATERIALES

1.0

BODEGA CENTRAL

ABRIL 2013

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN…………………………………. …………. . ………… .. .……...3
2

OBJETIVOS…………………………… ……….……… ……… …… .…….…….....3
DEFINICIONES………………………… …….…… …… ………………….………3
ALCANCE………………………………………… ………… ……….…....…….… .3
NORMATIVA………………………………………………………….………………3DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO ENTRADA…………… ……….. ...…… ….4
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO……… ……… .…. ………..…5
DESCRICPION PROCEDIMIENTO ALMACENAMIENTO…………..………..6
DESCRIPCION PROCEDIMIENTO SALIDAS…………………………………….7
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO…………………………………8

ELABORADO POR

REVISADO POR

COLABORADORES

PROCEDIMIENTO

VERSIÓN

PROPIETARIO

FECHA

RECEPCIÓN Y SALIDA DE
MATERIALES

1.0

BODEGACENTRAL

ABRIL 2013

INTRODUCCIÓN:

La Unidad de Bodega Central es la encargada de recepcionar, almacenar y
efectuar la salida correspondiente a los distintos materiales que llegan por
medio de orden de compra generada por Chile Compra, Convenio de suministro
o Licitación de Secplan, se reciben según corresponda a lo solicitado.
3

OBJETIVOS
 Unificar criterios y elementos que permitan la realizacióndel proceso de
recepción, almacenamiento y salida de materiales correctamente

DEFINICIONES

CHILE COMPRA

: Portal de Compras para todo servicio público del País

CAS CHILE

: Empresa proveedora de Sofware que d a soluciones a
los municipios, el cual permite llevar un control
detallados de los insumos ingresados a bodega

LICITACION

: Nombre que se da a las compra superiores a 100 UTM, por
endeson cantidades grandes en lo general

ALCANCE
Este procedimiento es aplicado a los funcionarios que desempeñan labores dentro
de la Unidad de Bodega.

NORMATIVA

:

Manual de Funciones

ELABORADO POR

REVISADO POR

COLABORADORES

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VERSIÓN

PROPIETARIO

FECHA

RECEPCIÓN Y SALIDA DE
MATERIALES

1.0

BODEGA CENTRAL

ABRIL 2013

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ENTRADA A BODEGA
1. Laentrada de materiales a bodega se efectuara previo aviso de la unidad
de compra (adquisiciones, convenio suministro o Secplan –licitación), la
que debe informar por teléfono o vía e-mail con un plazo no mayor a 24
horas, la creación de orden de compra con productos que demanden, por
sus características resguardar el debido espacio para su almacenamiento,
excepto cuando la compra sea de Emergenciacalificada
2. La llegada de productos debe venir acompañada de la documentación
soportante, Factura o Guía de Despacho y la correspondiente Orden de
Compra (sin estos antecedentes no hay recepción), el horario de atención
será de Lunes a Viernes de 08:00 14:00 y de 15:00 a 17:00 hrs.
3. El funcionario encargado debe verificar que lo recepcionado corresponda
a lo solicitado en la Orden de Compra, estoes en marca, genero, calidad y
cantidad y solo entonces se le colocara V°B° a las copias, ya sean facturas
o guías de despacho del proveedor, si el pedido fuese rechazado , se
informa a la unidad solicitante el porqué., además si lo solicitado fuese
muy especifico, se llama a la persona encargada de la unidad solicitante
para que revise y verifique los productos antes de recibirlos
4. Si losmateriales llegaran en forma parcializada, se informa a la unidad
solicitante si acepta esta metodología, entonces se cotejara su ingreso de
igual forma que en el punto anterior, dejando pendiente V°B° hasta que la
recepción este completa
5. Por cada ingreso parcial de materiales se deberá confeccionar un “Entrada
a Bodega” en sistema Bodega Cas Chile, los que se adjuntara a la
correspondiente facturahasta completar el total de la orden.
6. Datos del registro de ingreso a Bodega:
Nombre y Rut del proveedor
N° Factura, Guía Despacho
N° de Orden de Compra
Detalle completo de materiales (lo asume Cas Chile), solo se digitan las
cantidades recepcionadas
Unidad y/o proyecto para lo cual fueron requeridos los productos
Grabar datos y sistema otorga un folio, luego se imprime
7. Una vez ingresado...