manual




Organización Panamericana de la Salud

El Departamento de
Registros Médicos:
Guía para su organización.



Serie PAL TEX para técnicos superiores

Introducción

Los hospitales representan un elemento esencial en los sistemas locales de salud. Esto se debe no sólo al papel que juegan en la atención de pacientes que requieren servicios más especializados que los disponibles enlos centros y puestos de salud, sino también por el apoyo que ofrecen a estos establecimientos de menor complejidad en cuanto a sistemas de infor­mación, funciones gerenciales, desarrollo de recursos humanos, logística e investigación. El Departamento de Registros Médicos es el departamento del hospital que más contribuye a estos dos grandes grupos ele funciones - atención de pacientes y apoyoinstitucional.
Uno de los obstáculos para el funcionamiento adecuado de un Departamento de Registros Médicos y Estadística es la falta de normas y procedimientos escritos.

El Valor de contar con procedimientos escritos

Schacler' señala qué procedimientos pueden mejorar la eficiencia y eficacia de una institución porque ayudan asegurar que:

(1) los trabajadores sepan lo que se espera deellos;
(2) los trabajadores sepan lo que deben esperar de otros, al realizar: el trabajo;
(3) las unidades y los trabajadores puedan, por lo tanto, obrar recíprocamente en forma debida, reduciendo el tiempo que los supervisores deben dedicar a la coordinación directa del trabajo;
(4) las políticas puedan cumplirse, una vez que hayan sido transformadas en instrucciones concretas;
(5) las prácticasde la institución sean uniformes y justas, dependiendo menos en caprichos y perjuicios individuales;
(6) se reduzcan errores de operación, en la medida que éstos se deban a ignorancia o incertidumbre del personal;
(7) la dependencia de instrucciones orales se reduzca a un mínimo, así como el tiempo requerido para darlas y las ambigüedades que éstas puedan transmitir;
(8) las normas para laevaluación del desempeño de funciones - por individuos y por unidades - están disponibles;
(9) los conocimientos prácticos no se van cuando sale personal bien informado;
(10) la capacitación de personal nuevo puede ser más eficiente, ya que la instrucción oral puede ser complementada o reemplazada por el estudio de instrucciones escritas; y
(11) las polémicas pueden resolverse mediante la consultade documentos, reduciendo la necesidad de arbitraje por gerentes de mayor nivel.

Si bien muchos Ministerios de Salud y establecimientos de salud han reconocido las ventajas de producir manuales de normas y procedimientos, sólo unos pocos han logrado contar con



1 Schaefer, Morris. Designing and lmplementing Procedures for Health and Human Services. Sage Human Services Guides, Volume 39.Beverly Hills: Sage Publications, 1985. 1



2 El Departamento de Registros Médicos

dicha documentación. La carencia de estos manuales a nivel de hospital se deben a dos factores fundamenta les:
Los procedimientos deben traducir metas, objetivos y normas, filosofías y políticas de alto nivel a instrucciones concretas. Esto supone que dichas metas, normas, filosofías y políticas han sidoacordadas, lo que en algunos países y hospitales aun no se ha logrado.
La preparación de procedimientos conlleva conocimientos y tiempo. En muchos de los hospitales que cuentan con personal de registros médicos capacitado, las demandas de las actividades cotidianas impiden que este personal pueda dedicar tiempo a la ela­boración de procedimientos.

Los propósitos de la guía

El compromiso de lospaíses miembros de la Organización Panamericana de la Salud, para desarrollar los sistemas locales de salud y de fortalecer el proceso de descentralización, ha impuesto la necesidad de crear instrumentos que faciliten el logro de estos dos objetivos. A fin de colaborar con los países se ha elaborado este documento.
La presente guía responde al deseo de la OPS de brindar un apoyo a países y...