Manual

1.3 HERRAMIENTAS DE WORD

1.3.1 COMBINAR CORRESPONDENCIA
Mediante la opción Combinar correspondencia Word permite incluir en
un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma es posible obtener copias de un mismo documento pero con
los datos de personas distintas.
Por ejemplo, escribir cartas personalizadas, en las que sólo se escribe el texto
fijo (el texto que se repite entodas las cartas) y Word se encarga de generar
los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De
esta forma se puede generar automáticamente tantas cartas distintas como
personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación
de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc.Conceptos previos
Cuando se 'combina correspondencia', se están utilizando dos elementos
fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los
campos variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que se van a utilizar en
el documento principal. Puede serde distinta naturaleza, por ejemplo puede
ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de
Outlook, una tabla de MS Word o se pueden introducir en el mismo momento
de combinar.
En cualquier caso se puede ver el origen de datos como una lista de
registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un
campo corresponde a una columna. Por ejemplo siel origen es una tabla de
clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los
campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente.

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Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un
documento que ya contenga el texto fijo.
Seleccionar del menú Herramientas, el submenú Cartas y
correspondencia, laopción Asistente para combinar correspondencia...

Se abrirá la sección Combinar correspondencia del panel de tareas con el
primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, va preguntando y se
contesta haciendo clic en la opción deseada.
En primer lugar elegir el tipo de documento que se desea generar (cartas,
mensajes de correo electrónico, sobres, etc...)
Seleccionar Cartas yhacer click en Siguiente, aparece el segundo paso
del asistente.

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En el paso 2 se define el documento inicial, es el documento que
contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado.
Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción
seleccionada en este momento.

Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuarcon el asistente.
En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho
podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel,
una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de
Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.
Si se selecciona la opción Utilizar una lista existente aparece la opción
Examinar..., hacer clic enella para buscar el archivo que contiene el origen
de datos.
Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en
vez de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer
clic en ella y elegir la carpeta.
Si se selecciona la opción Escribir una lista nueva en vez de Examinar...
aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores enla
lista.

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Al hacer clic en la opción Examinar... se abre el cuadro de diálogo
Seleccionar archivos de origen de datos en el que se indicara de dónde se
escogerán los datos:

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En el campo Tipo de archivo: seleccionar el tipo de archivo donde se
encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo más
común será utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdb;..)...