Manuales Administrativos

MANUALES ADMINISTRATIVOS
Objetivo: compendiar en forma ordenada los aspectos metodológicos básicos para el diseño, elaboración, presentación, aprobación, manejo y revisión de manuales administrativos.
Concepto: los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información deuna organización.
Objetivos:
1. Presentar una visión de conjunto de la organización.
2. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
3. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.
4. Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
5. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización deltrabajo.
6. Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones
7. Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

Clasificación básica
Por su naturaleza:
1. Macroadministrativos: contienen información de más de una organización.
2. Mesoadministrativos: involucran a dos o más organizaciones o a todo ungrupo o sector específico.
3. Microadministrativos: corresponden a una sola organización.
Por su contenido
1. De organización
2. De procedimientos
3. De historia de la organización
4. De políticas
5. De contenido múltiple
Por su ámbito
1. Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.
2. Específicos: que consignan información de un área específica.

Fines
Comunicación de la Información. Como una herramienta para la comunicación y la transmisión de la información.
 Evidencia de la conformidad. Aporte de evidencia de que lo planificado se ha llevado a cabo realmente.
 Compartir conocimientos Con el fin de difundir y preservar las experiencias de la organización.
 Son un instrumento administrativo que apoya la realización del trabajo
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
 Aumentar la eficiencia de los empleados indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
 Servir de consulta y orientación al personal de nuevo ingreso y al que labora actualmente, para conocer la organización y funcionamiento interno de la institución.
 Ayudar en la coordinación del trabajo yevitar duplicación de esfuerzos.
 Facilitar y servir de documento básico de referencia para la realización de las Auditorias y la evaluación del control interno
 Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento continuo de los sistemas, procedimientos y métodos.

Limitaciones
 Constituyen una herramienta, pero no una solución para todos los problemasadministrativos
 Su mala o poca y cuidadosa preparación pueden generar serios inconvenientes en el normal desenvolvimiento de las operaciones
 El costo de su elaboración y revisión pueden ser altos
 Son en general poco flexibles
 Incluyen solo los aspectos formales de la organización
 Muy sintéticos carecen de utilidad, muy detallados, pequeños cambios los convierten en obsoletos
Normatividadinternacional para la elaboración de manuales
 Casi todos los países industrializados están aplicando las normas ISO 9000 para demostrar al mundo el compromiso que han adquirido con la calidad en todos sus productos y servicios y servirá de soporte para preparar su incursión en los mercados globales.
 Por medio de la aplicación de la ISO 9001:2000, las organizaciones establecen un sistema decalidad.

 Ventajas: Existen mejores documentaciones que garantizan las responsabilidades y actividades, fomenta la reducción de costos, puede usar el símbolo de registro de la organización certificadora, fomenta una actitud positiva de orden y limpieza, facilita la planeación de la organización y de la calidad, concientiza al personal para que se autoevalúe, existe un reconocimiento...