Manuales Administrativos

Manuales Administrativos
Concepto:
Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño desus tareas.
Importancia de los manuales
La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además sonde gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.
Tipos de Manuales Administrativos
Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:
1.- Manuales de Organización
2.-Manuales de Políticas
3.- Manuales de Normas y Procedimientos
4.- Manuales para Especialistas
5.- Manual del empleado
6.- Manual de contenido múltiple.
7.- Manuales de finazas
8.- Manuales del sistema

Necesidad de los Manuales
Se necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes circunstancias:
 Muchas personas desempeñando actividades similares y complejas.
 Altarotación de personal entre los puestos de trabajo.
 Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseños complejos y casi siempre desconocidos para ellos (tal como es el análisis y diseños de sistemas).
 Grandes flujos de información entre unidades administrativas o funcionales, lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captación,proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen varios turnos de trabajo.
En la actualidad las organizaciones están adoptando el uso de manuales administrativos como medios para la satisfacción de distintos tipos de necesidades. Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual que más se adapte a sus necesidades.
Estructura de un Manual
Las partes principales de un manual puedenser las siguientes:
* Tabla de contenido
* Introducción
* Instrucciones para el uso del manual
* Cuerpo del manual
* Flujogramas
* Glosario de términos
* Conclusiones
* Recomendaciones
* Anexos
Manual de Organización
1.- Identificación
* Logotipo de la organización.
* Nombre oficial de la organización.
* Título y extensión (general oespecífico. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere).
* Lugar y fecha de elaboración.
* Número de revisión (en su caso).
* Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
* Clave de la forma: en primer término las siglas de la organización; en segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma ypor último el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
2.- Índice o Contenido
Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.
3.- Prólogo y/o Introducción
Sección en donde se explica qué es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje dealguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico.
4.- Antecedentes Históricos
Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.
5.- Legislación o Base Legal
Este apartado, contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman...