Manuales Administrativos

Manuales Administrativos
Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sustareas.
Ventajas y Limitaciones de la Utilización de Manuales
Ventajas:
Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa.
Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.
Logran y mantienen un sólido plan de organización.
Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de suspropios papeles y relaciones pertinentes.
Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la organización.
Limitaciones:
Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.
Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.
Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de ladolos informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.
Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.
Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
Existe el temor de que pueda conducir a una estrictareglamentación y rigidez.
Estructura de un Manual
Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:
Tabla de contenido
Introducción
Instrucciones para el uso del manual
Cuerpo del manual
Flujogramas
Glosario de términos
Conclusiones
Recomendaciones
Anexos
Importancia de los manuales
La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de unaorganización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendoreferencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.
Tipos de Manuales Administrativos
Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:
1. Manuales de Organización
2. Manuales de Políticas
3. Manuales de Normas y Procedimientos
4. Manuales para Especialistas
5. Manual del empleado
6. Manual de contenido múltiple.
7. Manuales definanzas
8. Manuales del sistema

1. Manual de organización
LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura.
Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación,atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una organización.
También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad de administración.
Debe contener:
1.- Identificación
Logotipo de la organización.
Nombre oficial de la organización.
Título yextensión (general o específico. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere).
Lugar y fecha de elaboración.
Número de revisión (en su caso).
Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
Clave de la forma: en primer término las siglas de la organización; en segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por...