MANUALES ADMINISTRATIVOS

MANUALES ADMINISTRATIVO
Un manual administrativo es una herramienta de comunicación muy útil entre la empresa y el personal, manteniéndolo al tanto de lo que se desea alcanzar y de qué manera; permitiendo el manejo y control de la información. Deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles einhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.

OBJETIVOS
Considerando que transmiten información acerca de las políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especialización del manual,podemos mencionar los siguientes objetivos:

a) Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, procedimientos, etc.  

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa.

c) Contribuir a la ejecución correcta de las labores asignadas y propiciar la uniformidad en el trabajo.

d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevoingreso.

e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.

f) Auxiliar en la inducción del puesto, adiestramiento y capacitación del personal.

g) Ayudar en el establecimiento, análisis, revisión, modificación de un sistema o sus procedimientos

h) Determinar las responsabilidades por fallas o errores.

i) Facilitar labores de auditoría.

j) Aumentarla eficiencia.

k) Uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.

l) Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias.
         
m) Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.


VENTAJAS YLIMITACIONES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
 
VENTAJAS
LIMITACIONES
Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, normas.

Evitan discusiones y malentendidos, de las operaciones.

Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.
Soninstrumentos útiles en la capacitación del personal.

Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.
Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones

El costo de producción y actualizaciónpuede ser alto.

Si no se les actualiza periódicamente pierde efectividad.

Incluyen sólo los aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
Muy sintéticas carecen de utilidad; muy detallados los convierten en complicados.












TIPOS DE MANUAL POR SU CONTENIDO

Los manuales dependen del asunto que se trata y deluso que se piensa darle. Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de esta clasificación se pueden encontrar los siguientes:

Manual de Organización

Exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción, funciones, autoridad y responsabilidades de los distintos puestos, y las relaciones
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Manual de Políticas

Describe enforma detallada los lineamientos seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

Manual de Procedimientos

Es una guía de trabajo para los funcionarios de cómo hacer las tareas y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. Sirve para aumentar la certeza de...