Manuales de procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

• DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTO:
Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre si, ejecutadas por un conjunto de empleados ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias dependencias, para obtener el resultado que se desea.

• OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS:
Los manuales de procedimientos en su cualidad deinstrumentos administrativos, tienen por objeto:
a) Compilar en forma ordenada, secuencial y de tallada las operaciones a cargo de la institución, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos.
b) Uniformar y controlar el cumplimiento delas rutinas de trabajo y vitar su alteración arbitraria.
c) Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
d) Facilitar las labores de auditoria, la evaluación control interno y su vigilancia.
e) Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.
f) Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicidad de funciones.g) Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

• JUSTIFICACIÓN DE SU NECESIDAD:
Puede decirse que la utilidad que tiene el manual de procedimientos es múltiple, en virtud de ser un instrumento que permite el funcionamiento interno por lo que respecta a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestosresponsables de su ejecución; de tal manera, se puede afirmar que la necesidad de elaborar un manual de procedimientos se justifica cuando se presenta, entre otros, cualquiera de los siguientes casos:
o Que existan trámites que mantengan cierto grado de complejidad, por lo cual sean necesarias las descripciones precisas de los mismos, de manera que sea fácil consultarlas para aclarar posiblesdudas.
o Que sea conveniente asegurar la uniformidad en el desarrollo de trámites y procedimientos, para lo cual resulte indispensable contar con descripciones claras de los mismos.
o Que se desee emprender tareas de simplificación del trabajo tales como análisis de tiempos, delegación de autoridad, estudios de simplificación de tareas, etc.
o Que se vaya a establecer un sistema de información obien, modificar el ya existente, y se necesite conocer las fuentes de entrada, el proceso y las salidas de información, para lo cual son muy valiosos los manuales de procedimientos, ya que contienen información necesaria para la determinación de los flujos de esta.

• BENEFICIOS:
Tener consignado por escrito los procedimientos administrativos existentes de una empresa, trae aparejado una seriede beneficios. Entre los mas tangibles y reconocidos, se tienen los siguientes:

1. Reducción de gastos generales: En la fase de elaboración de un manual de procedimientos, se lleva a cabo una revisión de las funciones, formas, registros e informes que se realizan y procesan en cada departamento que interviene en el sistema que se estudia. Como consecuencia de lo anterior, al descubrirse uninstrumento de trabajo que no tenga relación con alguna de las funciones autorizadas, lo mas seguro es que se haya encontrado algo que se esta haciendo sin necesidad. La acción correctiva de este caso se traduce en una reducción de gastos generales en la realización del sistema.

2. Control de las actividades: Puede suceder que la revisión a que se hizo mención descubra, por el contrario, unafunción que no este relacionada con algún instrumento de trabajo o que estos sean inadecuados. En este caso, se ha encontrado algo que no se hace y que debería hacerse, al establecerse recomendaciones que garanticen que las actividades se realizan dentro de los lineamientos establecidos por la dirección; se esta ejerciendo, de hecho, un control de las actividades necesarias y autorizadas en menor...