Manuales de procedimientos

Introducción
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios,autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno ysu vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

Contenido de Manual de Organización y descripción de Puestos

El contenido de un manual de organización varía de acuerdo con el tipo y la cantidad de material que se desea detallar, en este caso se incluyen las variantes que pudieran presentarse para manuales más específicos.Los apartados que deberá contener un manual de organización para unificar su presentación son los siguientes:
1. Hoja en blanco
2. Caratula (de la U y del manual)
3.1. En el centro de la hoja logotipo de la empresa en sello de agua, nombre de la empresa y nombre del manual.
3. Membrete de la hoja
4.2. Logo de la empresa
4.3. Nombre de la empresa
4.4. Nombredel manual (organización)
4.5. Fecha
4.6. Página 1 en …
4.7. Sustituye a…
4. Índice
5. Introducción
6.8. (Se explica al usuario que es el documento, cuando se elaboró y los objetivos que se pretenden cumplir con el)
6. Objetivos de manual
7.9. General (va de corrido)
7.10. Específicos (usar viñetas)
7.11. Justificación (es laimportancia del manual)
7.12. Ámbito de aplicación

Utilidad

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para elanálisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de lossistemas, procedimientos y métodos.

Conformación Del Manual

A) identificación
Este documento debe incorporar la siguiente información:
* Logotipo de la organización.
* Nombre oficial de la organización.
* Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
* Lugar y fecha de elaboración.
* Número de revisión (en sucaso).
* Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
* Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
B) índice o contenido
Relación de los capítulos y...