Manuales y Formularios

Manuales
“Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consiste en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable. Los manuales representan un medio de comunicar las decisiones de laadministración, concernientes a organización, políticas y procedimientos” (Catacora Fernando, 2009). Una empresa debe basar su funcionamiento rutinario en estándares establecidos, en este caso nos referimos a los manuales, donde se plasmen las directrices que de alguna forma delimitaran el desempeño de los empleados en relación a sus funciones y responsabilidades.
Costo de los manuales
“Alprincipio los costos de documentar las tareas y procedimientos pueden superar los beneficios tangibles de los manuales, sin embargo, a medida que el proceso se va desarrollando la organización debe ver a los manuales como una herramienta gerencial que ayudara en la evaluación, control y análisis de la eficiencia operacional” (Catacora Fernando, 2009). Una empresa debe darle suma relevancia a estudiodel costo-beneficio de los manuales, ya que es un factor determinante en la eficiencia y eficacia de sus procesos. Esto puede implicar una reducción de costos y un mejoramiento continuo de los sistemas y procesos utilizados en la organización.
Tipos de costos en el desarrollo de los manuales (Catacora Fernando, 2009)
De desarrollo: todos los costos en que la empresa debe incurrir para el inicioy desarrollo del proceso de documentación tales como: planificación del personal de apoyo involucrado, consultores especializados, herramientas de software a utilizar, entre otros.
De implantación: costos necesarios para dar a conocer el contenido de los manuales (horas de entrenamiento al personal).
De mantenimiento: son las actualizaciones periódicas que normalmente tienen los manuales porinnovaciones tecnológicas, cambios operativos, entre otros.
Tipos de manuales (Catacora Fernando, 2009)
De sistemas, métodos y procedimientos manuales
Manuales específicos
Manuales de técnicas: aquellos en los cuales se explican las pautas, pasos o procedimientos que deben seguirse para aplicar alguna técnica específica (manual de operación de un equipo).
Manuales de actividades: muestra todoslos pasos a seguir en diferentes situaciones de trabajo (manuales de inducción al personal).
Manuales genéricos
Manuales de organización: aquellos aspectos que detallan la estructura, sus relaciones, las responsabilidades de cada empleado y cualquier otra información que muestre la organización desde un punto de vista formal.
Manual de políticas: documenta todas las guías de acción generalesque tiene una empresa para todas sus aéreas.
Manual de normas y procedimientos: detallan todos los procedimientos que se viene realizando en la empresa y son quienes establecen todas las pautas específicas acerca de las normas aplicables en forma general y específica para los procedimientos que realiza la organización.
De sistemas computarizados: documentan los sistemas que contemplan el usosignificativo de un computador en un alto número de operaciones.
Manuales de usuario: instruyen al usuario sobre la forma de interactuar con el sistema.
Manuales de operación: muestran amplio detalle sobre la operación de un sistema.
Manuales de documentación de sistemas: plasman todo el proceso de análisis y desarrollo de un sistema que forma parte del ciclo de vida y desarrollo de los sistemas.Se dividen en:
Manuales de diseño físico: especifican la forma en la cual están organizados los datos en el computador.
Manuales de procesos: aspectos referentes al procesamiento que se le dan a los datos en un sistema.
Manuales de salida: muestran los reportes y cómo fueron diseñados.
Manuales de Contabilidad: guían el trabajo que debe llevar a cabo el personal del departamento de...