Manuales

“Me propongo realizar reformas legales tendientes a reducir la excesiva regulación y la existencia de complejos trámites, procedimientos y estructuras, que propician la corrupción, obstaculizan el desarrollo de negocios lícitos y desalientan al ciudadano para cumplir con sus obligaciones”.

Lic. Miguel Alemán Velazco Gobernador de Veracruz

Lic. Miguel Alemán Velazco GobernadorConstitucional del Estado C.P. Ricardo García Guzmán Contralor General del Estado

C.P. Jesús Ricaño Escobar Director General de Control y Evaluación Lic. Ma. Evelia López Maldonado Directora General de Responsabilidades y Situación Patrimonial Lic. Jenaro del Angel Amador Director de Asuntos Jurídicos

C.P. José Gómez Durán Director General de Auditoría Gubernamental Lic. Flor Alicia Zamora PozosDirectora General de Desarrollo Administrativo

C.P. Lorenzo A. Portilla Vásquez Director General de Administración y Finanzas

L.A.E. Juan Carlos Zamudio Hermida Jefe de la Unidad de Planeación

Metodología para la elaboración de manuales administrativos

INDICE Presentación Generalidades de los Manuales Administrativos Clasificación de Manuales Objetivos Etapas para la Elaboración de ManualesManual de Organización Contenido del Manual de Organización Descripción del Contenido Manual de Procedimientos Contenido del Manual de Procedimientos Descripción de Procedimientos Diagrama de Flujo Anexos Anexo I Cuestionario Anexo II Manual de Organización Anexo IV Manual de Procedimientos Anexo V Simbología para la Elaboración de Diagramas Anexo VI Diagramación 1 3 3 4 4 11 11 12 17 17 18 21 2729 33 43 45 49

Anexo III Verbos Comunes para Describir Funciones Específicas 41

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PRESENTACION En el contexto del Programa Veracruzano de Desarrollo Administrativo 1999-2004, y en cumplimiento a las atribuciones que la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo le señala, la Contraloría General emite esta Metodología para la elaboración deManuales Administrativos, como un apoyo al esfuerzo que las Dependencias y Entidades realizan para contar con estos importantes documentos normativos, los cuales puntualizan el qué, quién, cómo y para qué de las actividades, con las que se da cumplimiento a la misión y a los objetivos institucionales. Además de su naturaleza reguladora, al establecer un orden en las estructuras y en el desempeñode la función pública, los Manuales de Organización y Procedimientos son elementos valiosos para el reclutamiento, selección y promoción del personal y para la instauración del Servicio Civil de Carrera; son herramientas para la detección de áreas de oportunidad y el perfeccionamiento del quehacer gubernamental; puntos de referencia que orientan a los servidores públicos y permiten a los directivosdetectar desviaciones y omisiones en el desempeño de sus responsabilidades, e instrumentos útiles en la realización de tareas de evaluación y fiscalización. Este documento es producto de la investigación bibliográfica y de la experiencia en los cursos de Metodología para la elaboración de manuales; 1

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contiene los elementos básicoscomo son etapas, estructura y contenido, simbología y esquemas de diagramación de actividades, así como propuestas de formatos, entre otros.

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GENERALIDADES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la institución, a través de la especificación de basesjurídicas, atribuciones, estructuras, objetivos, políticas, determinación de campos de competencia, deslindamiento de responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o puestos en general; en ellos se concentra información amplia y detallada acerca del quehacer de la misma, sin embargo no son duplicados de los instrumentos legislativos o legales, tales como leyes, decretos, reglamentos, etc....