Manuales

MANUAL ADMINISTRATIVO

¿Qué es un Manual Administrativo?
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.
¿Cuáles son los objetivos de los manuales?
• Presentar una visión de conjunto de la organización.
• Precisar las funciones asignadasa cada unidad administrativa.
• Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.
• Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
• Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
• Servir como vehículo de información alos proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.
¿Cómo se clasifican los manuales?
Por su contenido se clasifican en:
• De organización: dónde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.
• De procedimientos: acá se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, decompras, de pago de sueldos, etc.
• De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.
•
De Bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.


Por su ámbito:
• Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.
• Específicos: que consignaninformación de un área o específica.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita laslabores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y aladiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.

Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

Para establecer un sistema de información o bienmodificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.


Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
Ayuda a lacoordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
Conformación Del Manual
A) IDENTIFICACIÓN
Este documento debe incorporar la siguiente información:
• Logotipo de la organización.
• Nombre oficial de la organización.
• Denominación y extensión. De corresponder a una...